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Myworkandme: die zentrale Arbeitnehmerplattform

Myworkandme ist die Portalsite für Arbeitnehmer, auf der sie alle SD-Worx-Anwendungen starten, die Ihr Unternehmen verwendet (wie die digitale Gehaltsabrechnung über MijnLoon, HR Selfservice, um Urlaub zu beantragen oder Unkostenabrechnungen über HR Selfservice oder eBlox HR einzureichen, Zugang zum Shop des Flex Income PlanTM usw.). Die parallele Schiene zur Arbeitgeberplattform mysdworx, also.

  • Sie als Arbeitgeber fügen Arbeitnehmer hinzu. Dazu geben Sie die persönliche Unternehmens-E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein. Dieser erhält dann eine Einladung.
  • Mitarbeiter, die noch nie bei einem Unternehmen gearbeitet haben, das Kunde von SD Worx war, werden aufgefordert werden, einen Account anzulegen.
  • Mitarbeiter, die früher schon myworkandme benutzt haben, müssen ihr bestehendes persönliches Profil mit dem Arbeitgeberprofil in Ihrem Payroll- oder HR-Paket koppeln.
  • Ein Mitarbeiter meldet sich mit seinem persönlichen Profil an: (am besten) eine persönliche private E-Mail-Adresse + ein selbst gewähltes Passwort.

 

Für den Arbeitgeber: verwenden Sie eine persönliche (Unternehmens-)E-Mail-Adresse

Es ist wichtig, dass Sie beim Hinzufügen eines Arbeitnehmers in Ihrem Payroll- oder HR-Paket eine persönliche und keine Gruppen-E-Mail-Adresse verwenden. Beispiel: Sie verwenden jan.peeters@bedrijf.be und nicht team1@bedrijf.be.

Für den Arbeitnehmer: verwenden Sie eine persönliche private E-Mail-Adresse

Wir empfehlen, dass Mitarbeiter beim Anlegen Ihres Profils eine persönliche private E-Mail-Adresse verwenden, und nicht ihre Unternehmens-E-Mail-Adresse. Sollten sie später den Arbeitgeber wechseln, verlieren sie so nicht den Zugang zu myworkandme.


Über diesen Link finden Sie die Dokumentation für Mitarbeiter, die häufig gestellte Fragen der Mitarbeiter, die zu befolgenden Schritte und Druckbildschirme enthält.
Ihre Mitarbeiter finden diese in myworkandme über die Schaltfläche "Brauchen Sie Hilfe?

 

Häufig gestellte Fragen

1. Was ist ein Arbeitnehmerprofil und was ist ein persönliches Profil?

Wenn Sie für einen Arbeitnehmer in Ihrem Payroll- oder HR-Paket einen myworkandme-Benutzer anlegen, erstellen wir im Hintergrund ein Arbeitnehmerprofil. Eine der Angaben, die Sie dabei machen müssen, ist die persönliche Unternehmens-E-Mail-Adresse dieser Person (zum Beispiel vorname.nachname@unternehmen.be). Danach erhält der jeweilige Mitarbeiter eine Einladung, ein persönliches Profil anzulegen und sich auf myworkandme anzumelden.

Dieses persönliche Profil kann an 1 oder mehrere Arbeitnehmerprofile gekoppelt werden. Nehmen wir an, dass Ihr Mitarbeiter bei Ihnen in Teilzeit arbeitet und darüber hinaus noch bei einem anderen Unternehmen, das auch Kunde beim Sozialsekretariat von SD Worx ist, dann kann er über ein und dasselbe Profil die Gehaltsabrechnungen beider Unternehmen erhalten. Ein Arbeitnehmer kann auch beschließen, beide getrennt zu halten, dann muss er aber ein neues persönliches Profil mit einer anderen E-Mail-Adresse anlegen. Wir raten davon ab, dass Arbeitnehmer mehrere Accounts anlegen, um Irrtümer und Verwechslungen zu vermeiden.

2. Warum müssen Sie als Arbeitgeber für den Zugang zu myworkandme eine persönliche (Unternehmens-) E-Mail-Adresse benutzen?

Es ist wichtig, dass Sie beim Hinzufügen eines Arbeitnehmers in Ihrem Payroll- oder HR-Paket eine persönliche und keine Gruppen-E-Mail-Adresse verwenden. Beispiel: Sie verwenden jan.peeters@bedrijf.be und nicht team1@bedrijf.be. Eine solche Einladung ist persönlich.
An diese E-Mail-Adresse wird nämlich eine Einladungs-E-Mail gesandt. Diese E-Mail ist persönlich. Wenn hier eine Gruppen-E-Mail-Adresse verwendet wird, können Mitarbeiter möglicherweise personenbezogene Daten von anderen Mitarbeitern einsehen. Es ist also sehr wichtig, dass hier die korrekte und persönliche (Unternehmens-)E-Mail-Adresse eingegeben wird.

3. Wann erhält ein Arbeitnehmer eine Einladungs-E-Mail?

Ein Arbeitnehmer erhält eine Einladung, wenn Sie ihm als Arbeitgeber von einem Payroll- oder HR-Paket aus Zugang zur myworkandme-Plattform gewähren wollen.

Kaufen Sie als Unternehmen eine neue Anwendung, dann geben wir Ihren Mitarbeitern Zugang mit der persönlichen Unternehmens-E-Mail-Adresse, die Sie angeben.

Nehmen wir an, Sie verwenden MijnLoon und beschließen, auch das Unkostenmodul zu kaufen. Geben Sie dafür dieselbe persönliche Unternehmens-E-Mail-Adresse an, die Sie seinerzeit verwendet haben, um ihm zum ersten Mal Zugang zu myworkandme zu gewähren, dann erhält er keine neue Einladung, sondern wird das System automatisch die neue Anwendung für ihn hinzufügen. Geben Sie eine andere E-Mail-Adresse an, dann wird ein neues Arbeitnehmerprofil angelegt und erhält Ihr Arbeitnehmer eine neue Einladung.

4. Warum erhält mein Mitarbeiter noch einmal eine Einladungs-E-Mail, obwohl er myworkandme schon verwendet?

Um zu vermeiden, dass jedes Mal eine Einladungs-E-Mail versandt wird, geben Sie als Arbeitgeber immer dieselbe persönliche Unternehmens-E-Mail-Adresse an, wenn Sie Zugang zu einer neuen Anwendung gewähren wollen. Die Anwendung und das Arbeitnehmerprofil werden dann automatisch gekoppelt und Ihr Mitarbeiter muss weiter nichts unternehmen. Tun Sie das nicht, dann erhält er noch einmal eine Einladung und muss diese akzeptieren, bevor er die Anwendung benutzen kann. Möglicherweise legt Ihr Mitarbeiter dann auch einen neuen Account an, was später Verwirrung stiften kann.

5. Ein neuer Arbeitnehmer hat noch kein myworkandme-Profil. Wie muss er sich registrieren?

Um Zugang zur bzw. zu den SD-Worx-Anwendung(en) zu erhalten, muss Ihr Arbeitnehmer auf den Link in der Einladungs-E-Mail klicken, die er auf der von Ihnen angegebenen persönlichen Unternehmens-E-Mail-Adresse bekommt.

  • Hat Ihr Arbeitnehmer die Einladung erhalten, durchläuft er folgende Schritte:
    1. In der E-Mail auf die Schaltfläche „EINLADUNG ANNEHMEN“ klicken.
    2. Im folgenden Fenster auf die Schaltfläche „NEUEN ACCOUNT ANLEGEN >“ klicken.
       
  • Hat Ihr Arbeitnehmer die Einladung nicht erhalten, lassen Sie ihn zuerst kontrollieren, ob die E-Mail vielleicht im Ordner „Unerwünschte E-Mail“ oder „Spam“ gelandet ist. Um das in der Zukunft zu vermeiden, fügt er am besten die Domäne „@sdworx.com“ oder die Adresse „noreply@sdworx.com“ zu seinen vertrauten Absendern hinzu.
     
  • Wenn die Einladung auch nicht im Spam-Ordner ist:
    1. gehen Sie zu Ihrem Payroll- oder HR-Paket und:
    2. kontrollieren Sie, ob der Benutzer korrekt angelegt wurde,
    3. kontrollieren Sie, ob die E-Mail-Adresse stimmt. Häufig sind Probleme auf Tippfehler oder Sonderzeichen zurückzuführen,
    4. senden Sie erneut eine Einladungs-E-Mail an Ihren Arbeitnehmer. Das können Sie von Ihrem Paket aus tun,
    5. bestätigen Sie Ihrem Arbeitnehmer, auf welcher E-Mail-Adresse er die Einladung erhalten wird. Die landet dann innerhalb 24 Stunden in seiner Mailbox.

Zur Info: noch nicht alle Pakete bieten die Möglichkeit, die E-Mail-Adresse selbst anzupassen oder eine neue Einladung zu senden. Wir arbeiten daran, das überall möglich zu machen.

Nicht gelungen? Legen Sie über den Link „Support“ in mysdworx ein Ticket an.

6. Was tun, wenn Ihr Arbeitnehmer seine Log-in-Angaben vergessen hat?

Ersuchen Sie Ihren Mitarbeiter, in seiner Mailbox eine Registrierungsbestätigung zu suchen – Betreff der E-Mail ist „Ihr SD-Worx-Account“.  Wenn er diese E-Mail nicht mehr findet, ersuchen Sie ihn, es mit einer anderen E-Mail-Adresse zu probieren. Ein Benutzer muss sich nämlich mit der E-Mail-Adresse anmelden, die er bei der Registrierung angegeben hat. Das kann sowohl eine private E-Mail-Adresse als auch eine Unternehmens-E-Mail-Adresse sein.

Nicht gelungen? Legen Sie über den Link „Support“ in mysdworx ein Ticket an.

7. Was tun, wenn mein Arbeitnehmer sein Passwort vergessen hat?

Ein Benutzer kann über „Account-Wiederherstellung“ ein neues Passwort einstellen

  • Als ersten Schritt gibt er die E-Mail-Adresse an, die er zum Anmelden auf myworkandme verwendet.
  • In einem folgenden Schritt wird er zwischen den folgenden drei Methoden zur Wiederherstellung seines Accounts wählen können:
    • Über die E-Mail-Adresse, die er zum Anmelden verwendet.
    • Über eine Wiederherstellungsadresse – Achtung: dazu muss die wohl angegeben sein, bevor er das Passwort verlor bzw. vergaß.
    • Über eine registrierte Mobiltelefonnummer – Achtung: dazu muss die wohl angegeben sein, bevor er das Passwort verlor bzw. vergaß.
       

Wenn Ihr Arbeitnehmer keine E-Mail oder SMS erhält und keine andere Wiederherstellungsoption angegeben hat, legen Sie über den Link „Support“ in mysdworx ein Ticket an.

8. Was tun, wenn mein Mitarbeiter (eine oder mehrere der) Anwendungen nicht sieht?

  • Dann ist ihm möglicherweise eine neue Einladungs-E-Mail von SD Worx entgangen. Er muss alle Einladungs-E-Mails annehmen, um Zugang zu allen seinen Anwendungen zu erhalten, auch wenn diese von ein und demselben Arbeitgeber stammen.
     
  • Hat Ihr Arbeitnehmer die Einladung erhalten, durchläuft er folgende Schritte:
    • In der E-Mail auf die Schaltfläche „EINLADUNG ANNEHMEN“ klicken.
    • Im folgenden Fenster auf die Schaltfläche „NEUEN ACCOUNT ANLEGEN >“ klicken.
       
  • Hat Ihr Arbeitnehmer die Einladung nicht erhalten, lassen Sie ihn zuerst kontrollieren, ob die E-Mail vielleicht im Ordner „Unerwünschte E-Mail“ oder „Spam“ gelandet ist. Um das in der Zukunft zu vermeiden, fügt er am besten die Domäne „@sdworx.com“ oder die Adresse „noreply@sdworx.com“ zu seinen vertrauten Absendern hinzu.
     
  • Wenn die Einladung auch nicht im Spam-Ordner ist, fragen Sie Ihren Arbeitnehmer, ob er mehrere Accounts hat. Ein Benutzer kann mehrere SD-Worx-Accounts anlegen. Das ist beispielsweise der Fall, wenn er beim Annehmen einer Einladung eine andere E-Mail-Adresse angab, als die, mit der er sich schon auf myworkandme angemeldet hat. Dadurch wird Ihr Arbeitnehmer also nicht alle Anwendungen auf einem Account, sondern verteilt über mehrere Accounts sehen. Ihr Arbeitnehmer kann diese Profile einfach zusammenfügen.
     
  • Wenn er nur einen SD-Worx-Account hat und trotzdem nicht alle seine Anwendungen sieht, gehen Sie folgendermaßen vor:
    1. Gehen Sie zu Ihrem Payroll- oder HR-Paket und:
    2. kontrollieren Sie, ob der Benutzer korrekt angelegt wurde,
    3. kontrollieren Sie, ob die E-Mail-Adresse stimmt. Häufig sind Probleme auf Tippfehler oder Sonderzeichen zurückzuführen,
    4. senden Sie noch einmal eine Einladung an Ihren Arbeitnehmer. Das können Sie von Ihrem Paket aus tun,
    5. bestätigen Sie Ihrem Arbeitnehmer, auf welcher E-Mail-Adresse er die Einladung erhalten wird. Die landet dann innerhalb 24 Stunden in seiner Mailbox.
       

Zur Info: noch nicht alle Pakete bieten die Möglichkeit, die E-Mail-Adresse selbst anzupassen oder eine neue Einladung zu senden. Wir arbeiten daran, das überall möglich zu machen.

Nicht gelungen? Legen Sie über den Link „Support“ in mysdworx ein Ticket an.

9. Warum sollte ein Arbeitnehmer eine Zwei-Faktor-Authentifizierung verwenden?

Zwei-Faktor-Authentifizierung bedeutet, dass Ihr Mitarbeiter neben seinem Passwort als zusätzliches Sicherheitsniveau noch einen zusätzlichen sechsstelligen Code eingeben muss, um sich anzumelden. Ihr Arbeitnehmer kann das selbst aktivieren, oder Sie können es als Arbeitgeber vorschreiben.

Dieser Kontrollcode kann per SMS versandt werden oder durch eine Authenticator-App generiert werden. Der Arbeitnehmer hat die Wahl, nur eine der beiden Optionen zu aktivieren, aber wir empfehlen, das für beide zu tun.

  • Über Authenticator-App
    Kontrollcodes werden über eine Authenticator-App kostenlos und dynamisch auf dem Smartphone generiert. Das funktioniert auch, wenn das Gerät keinen Datenanschluss oder keine Netzabdeckung hat. Die App laden Sie im Google Play Store oder Apple AppStore herunter.
     
  • Via SMS

 

10. Wie kann ein Mitarbeiter die Zwei-Faktor-Authentifizierung selbst einstellen, wenn Sie das als Arbeitgeber nicht allen Ihren Arbeitnehmern auferlegen?

Dazu geht Ihr Mitarbeiter folgendermaßen vor:

  1. Gehen Sie zum Tab „Sicherung“;
  2. Klicken Sie auf „Zwei-Faktor-Authentifizierung“;
  3. Ein Wizard hilft ihm, den zweiten Faktor einzustellen.

11. Was tun, wenn mein Arbeitnehmer ein neues Mobiltelefon kauft?

Wenn Ihr Mitarbeiter seine Nummer behält und die Option per SMS gewählt hat, muss nichts unternommen werden. Wurde die Nummer verändert, hat er sich aber für die Authenticator-App entschieden, meldet er sich an, geht zur Sicherungsseite und koppelt unter „Zwei-Faktor-Authentifizierung“ seine neue Nummer oder die Authenticator-App auf seinem neuen Telefon. 

Wenn er keine Authenticator-App verwendet, kann er das auch auf seinem gewohnten Gerät anpassen.

Gelingt das nicht, legen Sie ein Ticket via mysdworx an.

12. Was tun, wenn Ihr Arbeitnehmer keine SMS mit einem Kontrollcode erhält?

Dann kann folgendermaßen vorgegangen werden:

  • Während der Konfiguration seiner Mobiltelefonnummer: fragen Sie ihn, ob er sicher die richtige Mobiltelefonnummer eingegeben hat. Lassen Sie auf jeden Fall auch die Ländervorwahl kontrollieren.
  • Während der Zwei-Faktor-Authentifizierung: fragen Sie ihn, ob er auch die Authenticator-App installiert hat. So kann er auch versuchen, sich anzumelden. 
  • Wenn das Problem dadurch nicht gelöst ist: ist es möglich, dass
    • unsere Dienste vorübergehend nicht verfügbar sind. Eine Störung kann vorgelegen haben, als wir den Kontrollcode versandt haben. Warten Sie einige Zeit, bevor Ihr Arbeitnehmer es erneut versucht.
    • ein Problem bei seinem mobilen Anbieter vorliegt. Warten Sie einige Zeit, bevor er es erneut versucht (oder nehmen Sie Kontakt mit dem mobilen Anbieter auf).
       

Liegt es nicht am Anbieter? Legen Sie über den Link „Support“ in mysdworx ein Ticket an.