Jaar goed afsluiten: decemberafrekening 2021 voor bedienden

De decemberafrekening is een gevolg van onze Belgische complexe wetgeving. In tegenstelling tot een vakantieattest of loonbrief is het niet op iedereen van toepassing. “De decemberafrekening is enkel van tel als het arbeidsregime van je bediende vermindert, bijvoorbeeld bij de switch van een voltijds naar een deeltijds uurrooster. Door het nieuwe regime verliest de bediende een deel van zijn opgebouwde rechten. Dit verlies dien je als werkgever financieel te compenseren”, vertelt Annelies.

Het antwoord op de wanneer- en wat-vraag is eenvoudig. Maar hoe je compenseert is een ander paar mouwen. “Alles start bij de loonbasis van de bediende in kwestie. In vele arbeidsrechtelijke toepassingen bekom je het jaarloon door het maandloon te vermenigvuldigen met 13,92. Denk bijvoorbeeld aan de berekeningsbasis voor een verbrekingsvergoeding. Maar voor een decemberafrekening moet er een specifieke berekening gemaakt worden om het juiste jaarloon te bekomen”, licht Annelies toe.

Nicole geeft de basics van de compensatie mee. “Je brengt de opgebouwde rechten en opgenomen verlofdagen in rekening. Daar zijn het enkel, dubbel en aanvullend vakantiegeld onlosmakelijk mee verbonden. Deze controleberekening resulteert in de meeste gevallen in twee decemberafrekeningen: één in datzelfde jaar en één in het jaar erop.”

“Concreet: een daling van uurrooster in de loop van 2021vereist een compensatie in december 2021 én december 2022. Dat komt door het verschil tussen het vakantiedienstjaar en het vakantiejaar. Bedienden bouwen hun rechten in 2021 op voor vakantie in 2022. Enige uitzondering: als de verminderde gemiddelde arbeidsduur op 1 januari 2021 startte. Dan heb je slechts één afrekening in december 2021.”

De bediende krijgt de compensatieberekening samen met of als correctie op het loon van december 2021. Als hr-professional boek je de decemberafrekening dus op de maand december.

De berekening van de loonbasis brengt vaak moeilijkheden met zich mee. Nicole: “Verschillende factoren spelen een rol. Door moederschapsrust, bijvoorbeeld, ontvangt de bediende een uitkering via de mutualiteit en niet via de werkgever. In dat geval voeg je een fictief loon toe aan de berekening. Dit fictief loon heb je nodig om het brutojaarloon op een correcte manier te berekenen en deze berekening roept vaak vragen op.”  

• Wat doe je met niet-opgenomen vakantiedagen van bedienden op het einde van het jaar?
• Waarom en hoe herbereken je de verlofrechten bij wijziging van uurrooster in de loop van het jaar?
• Hoe leg je deze complexe materie op een verstaanbare manier uit aan werknemers?