Uitbreiding ficheverplichting kosten eigen aan de werkgever

De vergoeding voor kosten eigen aan de werkgever - de zogenaamde ‘onkostenvergoeding’ - wordt in ons land niet belast, want strikt genomen is dit geen loon. Werknemers die onkosten maken om hun werk te kunnen uitoefenen (verplaatsingskosten, parkeerkosten, lunch, …) kunnen een terugbetaling vragen op voorwaarde dat de vergoeding ook effectief aan deze kosten wordt besteed.

Vanaf inkomstenjaar 2022 moet het volledig bedrag voor elk van de verschillende soorten kostenvergoedingen opgenomen worden in de rubriek 'diverse inlichtingen' van de fiche 281.10 (werknemers) en 281.20 (bedrijfsleiders). Gebeurt dat niet of niet correct, dan zou dit in bepaalde gevallen kunnen leiden tot een administratieve sanctie.

Hoog tijd dus om te beseffen dat er nu strengere regels zijn voor de aangifte van onkostenvergoedingen. Hoe die nieuwe meldplicht eruitziet, lees je hier.  

Voor jou als werkgever zijn deze werkelijke en forfaitaire kostenvergoedingen aftrekbaar, dus moet je ze vermelden op de fiscale fiche 281.10 van je werknemer en de samenvattende opgave. Hoe je dit doet, verschilt naargelang het soort kostenvergoeding:

• op basis van bewijsstukken: vermelding 'JA - bewijsstukken';
• forfaitair op basis van ernstige normen: vermelding 'JA - ernstige normen';
• forfaitair maar niet op basis van ernstige normen: vermelding van het terugbetaalde bedrag.

Ook combinaties zijn mogelijk.

De fiscus sleutelt nu aan dit principe, om een beter zicht te krijgen op de betaalde kostenvergoedingen. Vanaf inkomstenjaar 2022 moet je in de rubriek ‘diverse inlichtingen’ het volledige bedrag vermelden van alle kostenvergoedingen, zowel de werkelijke als forfaitaire. Deze verplichting geldt ook voor kostenvergoedingen die een vennootschap betaalt aan zijn bedrijfsleiders (fiche 281.20). 

Vermeld je de forfaitaire kostenvergoedingen niet op een individuele fiche en/of samenvattende opgave, dan is deze niet-aftrekbaar als beroepskosten. Het niet-opnemen van werkelijke kostenvergoedingen leidt tot een administratieve boete.