Annexe 1a: Conditions générales – Consultance

1. Sujet : Le client confie à SD Worx la prestation de certains services au sein de son entreprise. SD Worx accepte cette mission. La description précise de ces services et leurs prix sont repris dans le bon de commande / l’offre ci-joint(e). Le bon de commande/l’offre ci-joint(e) et ces conditions générales constituent un contrat. En cas de conflit entre les provisions du contrat, la priorité suivante sera appliquée: 1e les présentes conditions générales 2e le bon de commande 3e l’offre. Aucune révision, modification ou amendement des termes du présent contrat ne prendra effet, après d’avoir été dûment convenu(es) par écrit entre les Parties. Les Parties conviennent expressément que SD Worx est tenue à une obligation de moyens, sauf convention contraire expresse dans le bon de commande / l’offre ci-joint(e).


2. Prix : Les services seront prestés aux prix visés dans le bons de commande / l’offre ci-joint(e). Tous les prix sont exprimés en euros et s’entendent hors TVA. Les prix indiqués dans le bon de commande représentent une estimation effectuée sur la base de certains paramètres fournis par le client. Le montant définitif de la facture sera déterminé au moment de la facturation suivant le mécanisme de fixation des prix détaillé dans le bon de commande. Toute remise accordée revêt un caractère unique et n’entraîne pas de droit pour l’avenir. Sauf stipulation contraire dans le bon de commande/l’offre, tous les prix convenus seront ajustés chaque année afin de répondre à l’augmentation des coûts de fonctionnement. Sur une base annuelle, cette augmentation n’excédera pas l’ajustement à l’indice des prix à la consommation +1%. Toutes les factures soumises par SD Worx conformément au présent contrat seront payables dans un délai de 30 jours à compter de la date de la facture. Tout montant de la facture qui n’a pas été payé à son échéance et qui n’est pas soumis à un litige de bonne foi générera immédiatement et sans préavis des intérêts de retard s'élevant à un pour cent (1%) par mois. SD Worx sera autorisée à répercuter tous les frais administratifs et les frais qu'elle a encourus pour le recouvrement de tous les montants en souffrance et de tout autre dommage subi par SD Worx suite à ce défaut de paiement avec un minimum de 100 EUR. Sans préjudice de tout autre droit de SD Worx, SD Worx a le droit de suspendre ses services/résilier le contrat automatiquement et sans l’intervention préalable d'un tribunal en cas de non-paiement de tout montant incontesté en souffrance et/ou de tout montant contesté sur des bases qui ne sont pas raisonnables. Toutes les conséquences résultant de la suspension des services et/ou de la résiliation du contrat en raison du non-paiement de montants incontestés sont aux risques et frais du Client. Pendant cette suspension, les charges restent dues.


3. Information : SD Worx preste les services dans les limites fixées selon les informations fournies par le Client. Ce faisant, SD Worx est fondée à se fier à la précision et à l'exhaustivité des informations fournies par le Client. SD Worx ne peut être tenue pour responsable de la prestation incorrecte des services si cette prestation incorrecte a été causée par une fourniture incorrecte, incomplète ou tardive d'informations par le Client.


4. Responsabilité : Une Partie n’est responsable que des dommages causés par des défaillances avérées qui lui sont imputables dans les limites de cet article. Si une des Parties ne respecte pas le présent contrat, l’autre Partie lui enverra une mise en demeure. La mise en demeure sera écrite et spécifiera dans des détails raisonnables la nature du défaut, accordant à la Partie défaillante un délai raisonnable pour remédier au défaut. Dans la mesure du possible, SD Worx réparera la faute à ses frais. Le cas échéant, le client ne pourra réclamer d’indemnisation. La responsabilité des Parties sera limitée aux dommages prévisibles, directs et personnels qui ont été subis, à l’exclusion des dommages indirects. Les dommages indirects sont tous les dommages ou pertes qui ne découlent pas directement et immédiatement d’un acte illicite, aussi bien contractuel que extracontractuel mais indirectement et/ou après l’écoulement d’un certain temps, y compris, mais sans s’y limiter, le manque à gagner, l’interruption ou la stagnation d’activité, l’augmentation des frais de personnel et/ou des frais dus à la réduction des effectifs, les dommages consistant en ou découlant de plaintes de tiers, l’incapacité à réaliser les économies ou avantages prévus et la perte de données, de bénéfices, de temps ou de revenus, la perte de commandes, la perte de clients, l’augmentation des frais généraux, les conséquences d’une grève, quelle qu’en soit la cause. En tout état de cause, la responsabilité maximale de SD Worx en vertu du présent contrat n’excédera pas la valeur du contrat ou, si la durée du contrat excède une année entière, la valeur annuelle du contrat. Le droit de réclamer un dédommagement pour les défaillances imputables à SD Worx sera prescrit six (6) mois après la survenance de l’erreur alléguée.


5. Cas de force majeure : Aucune Partie ne sera responsable à l’égard de l’autre de tout retard ou inexécution de ses obligations en vertu du présent contrat dans la mesure où ce retard ou cette inexécution est due à un cas de force majeure. Des exemples de cas de force majeure sont la guerre, la rébellion, des émeutes, des explosions, la grève ou des conflits sociaux, des défauts dans l'équipement de l'autre partie, des défauts dans les télécommunications et l’équipement IT de tiers ou la fin de la coopération entre SD Worx et un tiers fournisseur par ce tiers fournisseur pour des raisons autres qu’un défaut matériel de la part de SD Worx. Si un cas de force majeure empêche une Partie d’exécuter ses obligations en vertu du présent contrat pendant une période continue de plus de trois (3) mois, l’autre Partie peut résilier le présent contrat sans compensation.


6. Protection de données : Chaque Partie respecte, à tout moment, ses obligations respectives en vertu de la législation sur la protection des données ainsi qu’en vertu des clauses sur la protection des données jointes en Annexe 1b («Clauses sur la protection des données) en ce qui concerne toutes les données à caractère personnel qui sont traitées en vertu du présent contrat.


7. Confidentialité : Le client comme SD Worx désignent tous deux pour eux-mêmes une ou plusieurs personne(s) de contact. La demande ou la fourniture de données ne pourra se faire que par leur intermédiaire. Les Parties s’engagent à ne communiquer à des tiers aucune information confidentielle à laquelle elles ont accès en vertu du présent contrat, à ne pas utiliser ces informations à des fins autres que l’exécution du contrat et à ne communiquer ces informations qu’aux travailleurs, personnes désignées et représentants dans la mesure nécessaire à l’exécution du présent contrat à condition que ces Parties soient tenues par des obligations de confidentialité substantiellement similaires aux termes du présent contrat. SD Worx assurera la sécurisation nécessaire pour garantir la confidentialité de ces données.


8. Personnel : SD Worx conserve le droit de déterminer au préalable quel consultant sera affecté à la mission ainsi que le droit de changer le consultant au cours de la mission. Les consultants de SD Worx ne peuvent jamais être considérés comme des travailleurs du client. Conformément à l’Article 31 § 1 de la loi du 24 juillet 1987 sur le travail temporaire, le travail intérimaire et la mise à disposition de travailleurs aux utilisateurs, le client, ses travailleurs ou agents ne sont pas autorisés à donner des instructions aux travailleurs de SD Worx et s’abstiendront expressément d’exercer un quelconque type d’autorité sur les travailleurs de SD Worx. Le client devra assumer les conséquences d’une violation de cette interdiction. Les Parties conviennent et admettent dès lors explicitement que la relation juridique créée entre elles est celle de deux personnes juridiques indépendantes. Les Parties respectent toutes les obligations légales, sociales, fiscales et commerciales applicables à toute entreprise indépendante. Pendant la durée du contrat et jusqu’à un (1) an après le terme de celui-ci, chaque Partie s’engage à ne pas occuper, directement ou indirectement (p. ex. à titre de consultant, de conseiller indépendant, par le biais d’une société, etc.), les collaborateurs de l’autre Partie qui ont été impliqués dans l’exécution du contrat, sans l’autorisation préalable et écrite de cette autre Partie. En cas d’infraction à cette disposition, la Partie qui aura enfreint la disposition sera redevable à l’autre d’une indemnité correspondant au salaire annuel brut (en ce compris les avantages auxquels le travailleur concerné avait droit et les cotisations patronales) ou à la valeur annuelle des honoraires dus par cette autre Partie pour le collaborateur concerné au terme du contrat de travail ou du contrat de collaboration.


9. Droits intellectuels : Chaque Partie respecte tous les droits de propriété intellectuelle de l'autre Partie ou de tout tiers. Rien dans le présent contrat ne peut être interprété comme un transfert de droits de propriété intellectuelle d’une Partie à l’autre. Il est interdit d’aliéner, de mettre en gage ou de transférer à des tiers les droits de propriété intellectuelle d’une Partie sans le consentement exprès de cette Partie. Le cas échéant, SD Worx accordera au Client, pour la durée du contrat et à titre de service, un droit restreint, non exclusif et incessible d’utiliser l’application précitée dans le cadre de ses activités professionnelles internes (« Droit d’utilisation »). Le Droit d’utilisation s’éteint au terme du contrat. Le Client reconnaît que le Droit d’usage porte exclusivement sur les applications basées sur le Web. Le Client s’abstiendra (i) d’utiliser l’application à d’autres fins que celles pour lesquelles le droit d’utilisation lui a été concédé ou (ii) d’utiliser l’application de manière non conforme à son utilisation normale. SD Worx se réserve le droit (i) d’implémenter des mises à jour, mises à niveau et nouvelles versions du logiciel, éventuellement contre paiement des prix applicables et (ii) de suspendre sans indemnité l’accès à l’application pour un délai raisonnable à des fins de maintenance ou d’installation, de préférence en dehors des heures de travail. Dans ce dernier cas, SD Worx informera le client en temps et en heure et limitera autant que possible l’impact de la suspension d’accès sur les activités du Client.


10. Durée et résiliation : La date d’entrée en vigueur de ce contrat, sa durée, ses délais de préavis et ses éventuelles prolongations automatiques sont décrites dans le bon de commande/l’offre. La résiliation doit être signifiée à l’autre partie par courrier recommandé. Sauf stipulation précise, la mission sera entreprise à la réception du bon de commande /de l’offre signé(e), les prestations fournies et les frais encourus étant facturés à partir de cette date. Le décès, l’incapacité notoire, la liquidation ou la faillite du client entraîne la fin automatique du présent contrat. En cas d’incapacité notoire ou de faillite, le contrat prend fin de plein droit au moment où les paiements à SD Worx sont suspendus.


11. Signature : Lorsqu’un exemplaire signé est communiqué par e-mail ou par le chargement sur l'un des sites prévus par SD Worx à cet effet en format « .pdf » ou « .jpeg » ou sous forme d’une autre copie exacte, la signature contenue dans cet exemplaire créera un engagement valable et contraignant dans le chef du signataire (ou de la personne au nom et pour le compte de laquelle le document a été signé), avec une valeur, une force et un effet identiques à la signature originale.


12. Droit applicable et juridiction : Le présent contrat est régi par et interprété conformément au droit belge. Tous les litiges résultant du présent contrat ou s’y rapportant et que les Parties ont été incapables de régler à l’amiable seront soumis à la juridiction exclusive des tribunaux d’Anvers.


13. Intégralité du contrat : Le présent contrat constitue l’intégralité du contrat et remplace, annule et/ou invalide tout contrat antérieur conclu entre les Parties concernant les matières traitées par celui-ci.

Annexe 1b: Clauses sur la protection des données

1. Portée et objet : Dans le cadre et aux fins de la réalisation des services en vertu du contrat, le client transfère des données à caractère personnel à SD Worx et charge et instruit SD Worx de traiter ces données à caractère personnel conformément aux dispositions de cette annexe. Les données à caractère personnel seront traitées dans le but d'exécuter les prestations de services en application du contrat, notamment aux fins suivantes :
   1. Administration des employés par les RH.
   2. Administration des avantages sociaux et des salaires des employés.
   3. Conformité avec les réglementations et lois fiscales et sociales.
   4. Gestion des plans de développement et de formation des employés.
   5. Développement personnel et évaluation des performances des employés.
   6. Planification et organisation du travail.
   7. Études et recherches scientifiques.
   8. Opérations de mesures de référence.
   9. Fourniture d'accès aux systèmes d'information et aux installations
   10. Amélioration continue des Services.
   11. Conformité avec la législation relative à la protection des données à caractère personnel, les exigences de sécurité de l'information et les accords de niveau de service.
   12. La gestion des réclamation avec et entre le client, SD Worx, les personnes concernées et/ou des parties tierces, également au-delà de la résiliation du contrat pour quelque cause que ce soit.
   13. Toute autre finalité du traitement des données à caractère personnel convenue entre les parties dans le présent contrat, un bon de commande ou tout autre document du contrat.
   Afin d’éviter toute ambiguïté, des données à caractère personnel seront traitées au-delà de la résiliation du contrat pour les objectifs sous (c), (g), (h) et (l).


2. Détails du traitement des données : Tout traitement de données à caractère personnel en vertu du présent contrat sera réalisé conformément à la législation relative à la protection des données à caractère personnel. SD Worx n’est toutefois pas responsable du respect de législations et de réglementations applicables au client ou à l’industrie du client, mais pas généralement à SD Worx en tant que fournisseur de services, sauf disposition contraire explicite entre les Parties. Aux fins de la prestation des services, SD Worx est un sous-traitant qui agit pour le compte du responsable du traitement des données, et plus spécifiquement, le client. Le client déclare et garantit qu’il est et restera dûment et effectivement autorisé à donner les instructions dans ce contrat et, le cas échéant, au nom et pour le compte de chaque société liée (qui peut être, le cas échéant, le responsable du traitement des données effectif). En tant que sous-traitant, SD Worx n'agira que sur les instructions du client. Ce contrat constitue les instructions complètes que le client donne à SD Worx concernant le traitement des données à caractère personnel. Toutes instructions additionnelles ou différentes doivent être convenues par écrit entre les Parties. L'instruction suivante relative au traitement des données à caractère personnel est réputée émaner de SD Worx: (1) traitement conformément au contrat et (2) traitement commencé par les utilisateurs du client dans le cadre de leur utilisation des services. Le traitement de données personnelles concerne des données à caractère personnel de candidats, travailleurs, contractuels, agents et autres collaborateurs actuels et anciens du client, ainsi que de tiers indiqués par les personnes susmentionnées comme membres de la famille ou personnes de contact, et concerne entre autres les données à caractère personnel suivantes :
   1. Renseignements de contact tels qu'adresse, adresse de courriel, numéro de téléphone, etc.
   2. État civil et informations relatives au partenaire et aux enfants.
   3. Données de paiement, notamment le numéro de compte en banque.
   4. Numéro de travailleur.
   5. Fonction (description).
   6. Données relatives au contrat de travail de l'employé, notamment, entre autres, le salaire brut, les compensations et autres avantages sociaux.
   7. Le numéro de sécurité sociale (si nécessaire pour les déclarations à l'Administration), tel que le Rijksregisternummer (INSZ) en Belgique ou le Burgerservicenummer (BSN) aux Pays-Bas.
   8. Frais
   9. Enregistrement du temps de travail et informations sur les absences.
   10. Qualifications, notamment CV et références.
   11. Informations relatives à l'éducation, la formation, etc. que la personne concernée a reçue ou suivra.
   12. Informations concernant le développement personnel et les évaluations.
   13. Mécanismes d’authentification afin d'utiliser les Services, tels que le nom d'utilisateur, l'adresse IP, le nom du PC, etc.
   14. Activités réalisées par les utilisateurs du client dans le cadre de leur utilisation des Services.
   15. Autre catégorie de données à caractère personnel convenue entre les parties dans le contrat, un bon de commande ou tout autre document contractuel.
   SD Worx peut diriger au client toute demande d’une personne concernée, notification de violation de données à caractère personnel, demande d’audit ou de recherche et toute autre demande. Ensuite, le client distribuera une telle demande ou notification au responsable concerné et SD Worx se réserve le droit de diriger une telle demande ou notification directement au responsable concerné.


3. Droits des personnes concernées : SD Worx doit, dans la mesure du possible, coopérer avec le client et l'aider à remplir son obligation de réponse aux personnes concernées qui demandent à exercer leurs droits.


4. Divulgation : SD Worx ne divulguera aucune donnée à caractère personnel à un tiers, sauf (1) à la demande du client, (2) tel que prévu dans le contrat, (3) tel que l'exige le traitement par des sous-contractants agréés conformément à l'article 6 ou (4) tel que la loi l'exige. Si le client donne à SD Worx l'instruction de transférer des données à caractère personnel à une partie tierce engagée contractuellement par le client, il relève de la seule responsabilité du client de conclure avec une telle partie un accord écrit concernant la protection de ces données à caractère personnel, en ce compris, le cas échéant, les obligations imposées par les Clauses contractuelles types. Le client couvrira, défendra et dégagera SD Worx de toute responsabilité pour toutes pertes quelconques découlant d'un tel transfert de SD Worx à la partie tierce engagée contractuellement par le client, sauf si et pour autant que les pertes sont attribuables à des défauts avérés de SD Worx. SD Worx déclare et garantit que les personnes qui agissent en son nom et qui sont autorisées à traiter des données à caractère personnel s'engagent à protéger la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel conformément aux dispositions de cette annexe. À cette fin, SD Worx est tenue d'informer les personnes qui agissent en son nom et qui ont accès aux données à caractère personnel des exigences applicables et de garantir le respect de telles exigences moyennant des obligations de confidentialité contractuelles ou légales.


5. L’effacement et restitutions des données à caractère personnel : Au terme du contrat, SD Worx effacera toutes les données à caractère personnel de ses systèmes ou les rendra anonymes (sans préjudice de toutes archives de sauvegarde) après l'expiration de toutes les exigences légales et réglementaires pertinentes en matière de conservation. Si SD Worx doit conserver des données utilisées pour contrôler le traitement correct des données conformément à la mission, ou des données qui doivent satisfaire aux exigences légales et réglementaires en matière de conservation des données, SD Worx est compétente pour conserver ces données en accord avec les délais de conservation respectifs après la résiliation ou l’expiration du contrat, et SD Worx conservera ces données de manière sûre après l’échéance des exigences concernant la conservation des données.


6. Recours à des sous-contractants : Le client reconnaît et accepte expressément que SD Worx peut transférer des données à caractère personnel à des sous-contractants tiers aux fins de la réalisation des prestations de services. De tels sous-contractants à qui SD Worx transfère des données à caractère personnel ne seront autorisés à recevoir ces données que pour fournir les services que SD Worx leur a confiés et ne seront pas autorisés à utiliser de telles données à caractère personnel à d'autres fins. SD Worx demeure responsable du respect par un tel sous-contractant des obligations que le contrat impose à SD Worx, en ce compris le présent contrat. SD Worx communiquera d'avance au client tous les sous-contractants qui traiteront des données à caractère personnel en lien avec l'exécution des prestations de services et mettra en place un mécanisme de notification afin d'informer le client de tout changement concernant les sous-contractants. En signant le présent document, le client autorise le recrutement des sous-contractants établis sur la liste des sous-contractants comme fournie au client ou disponible sur le site web de SD Worx à la date d’entrée en vigueur. SD Worx conclura avec un tel sous-contractant des accords écrits comprenant des obligations non moins protectrices que celles contenues dans le présent Contrat, en ce compris les obligations imposées par les Clauses contractuelles types, le cas échéant. Le client accorde explicitement à SD Worx un mandat en vue de signer et de faire respecter au sous-contractant de SD Worx les Clauses contractuelles types, au nom et pour le compte du client. Lesdites Clauses contractuelles types seront régies par le présent contrat. Clauses contractuelles types désigne les clauses contractuelles standard dont la Commission européenne a décidé qu'elles offrent une protection suffisante aux transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers, ou les clauses relatives à la protection des données adoptées par la Commission européenne ou par une autorité de supervision et approuvées par la Commission européenne.


7. Mesures techniques et organisationnelles : SD Worx a mis en œuvre et maintiendra les mesures techniques et organisationnelles adéquates en vue de protéger les données à caractère personnel. Pendant la durée du présent contrat, le client peut demander à SD Worx de lui fournir, dans un délai raisonnable, une description actuelle des mesures techniques et organisationnelles de protection mises en œuvre.


8. Représentant chargé de la protection de la vie privée et des données : SD Worx désignera un ‘Délégué à la protection des données’ chargé des questions relatives à la protection de la vie privée et des données. Ce Délégué à la protection des données peut être contacté à l'adresse suivante: Groupe SD Worx ; À l'att. de : Délégué à la protection des données ; Brouwersvliet 2 ; 2000 Anvers, Belgique ; dataprotectionofficer@sdworx.com


9. Violation de données à caractère personnel : En cas de violation de données à caractère personnel, et quelle qu’en soit la cause, SD Worx le notifiera immédiatement au client après avoir eu connaissance d’une telle violation de données à caractère personnel. Les deux Parties sont d’accord de collaborer pleinement à un tel examen et à se prêter assistance pour faire respecter les exigences et procédures applicables concernant le signalement d’une violation de données à caractère personnel.


10. Analyse d’impact relative à la protection des données : Si le client est tenu de réaliser une analyse d’'impact relative à la protection des données, SD Worx devra coopérer avec le client et l'aider à réaliser cette analyse afin de lui permettre de remplir ses obligations.


11. Responsabilités du client : : Le client est seul responsable de la légalité des données à caractère personnel et de leur traitement en application du contrat. Le client déclare et garantit que lorsqu'il fournit des données à caractère personnel à SD Worx pour traitement par cette dernière:
    • il a dûment informé les personnes concernées de leurs droits et obligations et, en particulier, qu'il les a informées de la possibilité que SD Worx (ou une catégorie de fournisseurs de services à laquelle SD Worx appartient) traite leurs données à caractère personnel en son nom et conformément à ses instructions ;
    • qu'il a respecté toute la législation relative à la protection des données à caractère personnel à la collecte de telles données à caractère personnel et à leur communication à SD Worx ;
    Le client doit adopter toutes les mesures raisonnables afin de tenir les données à caractère personnel à jour pour s'assurer qu'elles sont exactes et complètes au regard de la finalité pour laquelle elles ont été collectées.
    Le client doit mettre en œuvre et maintenir les mesures techniques et organisationnelles requises de protection des données pour les composants qu'il fournit ou contrôle, entre autres les stations de travail connectées aux services de SD Worx, les mécanismes de transfert de données utilisés et les identifiants délivrés au personnel du client.


12. Notifications : Sauf interdiction légale, SD Worx notifiera le client dès que raisonnablement possible si, relativement au données caractère personnel du client, elle ou l'un de ses sous-contractants:
    • reçoit une demande de renseignements, une citation à comparaître ou une demande d'inspection ou d'audit provenant de pouvoirs publics compétents concernant le traitement;
    • reçoit une instruction qui enfreint la Législation relative à la protection des données à caractère personnel et/ou les obligations énoncées dans le présent Contrat.


13. Conformité : SD Worx aidera le client à démontrer qu'il est en conformité avec la législation relative à la protection des données à caractère personnel en mettant à sa disposition, à la demande de ce dernier, toutes les informations nécessaires.

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