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Les Élections Sociales
avec SD Worx

Pour une concertation sociale équilibrée

Description des services


En 2020, SD Worx fêtera ses 75 ans. Depuis les premières élections sociales en 1950, nous répondons à toutes les questions juridiques et pratiques imaginables dans divers secteurs et nous accompagnons les entreprises dans cette organisation, ainsi que dans leur concertation sociale. Nous avons traduit cette longue expérience en des solutions opérationnelles, comme une plateforme en ligne que nous utilisons pour accompagner nos clients ou que nous mettons à votre disposition si vous préférez diriger les opérations vous-même.

Pour aider au mieux votre entreprise dans cette procédure intensive et stricte, vous avez le choix entre deux paquets : « Élections sociales – avec Accompagnement » ou « Élections sociales – avec Logiciel » Vous pouvez compléter ces paquets de base avec des produits et services supplémentaires.

Votre offre personnelle comprend un calcul du prix de ces paquets de base en fonction de la situation de votre entreprise ( nombre de travailleurs et nombre d'organes à élire). Vous y trouverez aussi les prix des services et produits complémentaires.
Cette description fait partie de votre offre.
Pour plus d'informations, contactez electionssociales@sdworx.com.

Dans les deux cas, vous pouvez compter sur une base solide pour une concertation sociale équilibrée.

 

Paquet 1 : Élections sociales – avec Accompagnement

SD Worx vous accompagne étape après étape tout au long de la procédure.

Vous choisissez le jour où vous souhaitez organiser les élections. Ensuite, SD Worx vous accompagne tout au long de la procédure administrative qui précède les élections. Cette procédure se déroule du jour X-60 (décembre 2019) au jour Y (jour des élections, en mai 2020). Dès la mi-octobre 2019, nos collaborateurs commenceront la préparation de votre dossier.

Si vous êtes affilié au secrétariat social de SD Worx, nous pouvons extraire la majorité des données de notre base de données. Si vous n'êtes pas affilié, vous demandez vous-même les données du personnel chez votre secrétariat social.

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Que comprend ce paquet ?

Accompagnateur personnel

Une personne de contact fixe suit votre dossier pas à pas. Elle gère votre calendrier électoral, exécute la majorité des tâches et vous transmet les bons documents au bon moment. Elle vous indique également en temps voulu ce que vous devez encore vérifier. Pourquoi n'assumons-nous pas ces tâches aussi ? Car elles ont lieu dans votre organisation, sur place, ou parce que vous seul disposez des informations.

Tableau de bord en ligne

C’est le centre névralgique de votre procédure électorale, avec un aperçu pratique et central des tâches que vous devez encore suivre vous-même, des explications claires et une date limite précise. De plus, le tableau de bord en ligne vous propose tous les documents générés, les informations concernant chaque étape de la procédure, les messages de votre accompagnateur, les messages d’informations concernant les élections sociales, les réponses aux questions fréquemment posées, etc. Toutes les informations centralisées en un seul endroit !

La communication avec votre accompagnateur personnel se déroule principalement via ce tableau de bord en ligne : échange de documents dans les deux sens, contrôle par vous et/ou par votre accompagnateur personnel des données introduites par l’autre afin de limiter les risques d’erreurs (p. ex. épellation correcte des noms des candidats pour les bulletins de vote).

Voici les exigences techniques afin d'utiliser ce tableau de bord en ligne :

  • Une connexion internet stable ;
  • Un des navigateurs web suivants : Microsoft Edge, Internet Explorer 11+, Firefox 63+, Google Chrome 70+ ou Safari 12+ ;
  • Microsoft Office 2007+ ;
  • Un écran avec une résolution minimale de 1280 x 800.
Alertes par e-mail

Tous les jours, vous recevez automatiquement un récapitulatif par e-mail dès que de nouvelles tâches et de nouveaux documents ou messages apparaissent. Vous avez donc l’assurance de ne pas manquer une seule information essentielle ou un seul moment important.

Documents complétés

Votre accompagnateur personnel met à votre disposition les documents, listes et courriers nécessaires en temps et heure et dans la bonne langue (français, néerlandais ou allemand avec éventuellement une traduction en anglais) dans le tableau de bord. Vous êtes responsable de leur impression, affichage et envoi aux instances concernées.

Bulletins d’information

À chaque actualité concernant les élections sociales, vous recevez l’information directement au moyen des messages dans votre tableau de bord.

Encadrement juridique pendant la procédure électorale

Votre accompagnateur personnel répond à toutes vos questions pratiques ou juridiques relatives à la procédure électorale et ce, pendant toute la durée de celle-ci. Ces questions peuvent avoir trait à la date des élections, à l’unité technique d’exploitation, au nombre d’organes, aux dirigeants, cadres, candidats, aux contestations, aux listes électorales, à l’arrêt précoce, aux collèges électoraux et bureaux de vote, aux convocations, vote, résultats, mandats, objections, etc. Les questions qui ne concernent pas la procédure électorale ou pour lesquelles il est nécessaire de nous réunir sur place (comme pour les négociations avec les syndicats ou la rédaction de CCT) seront transmises par votre accompagnateur personnel à nos consultants juridiques. Ceux-ci vous aideront volontiers moyennant paiement. Voir « Conseil juridique supplémentaire » dans « Services et produits supplémentaires ».

Guide pratique des Élections sociales 2020

Cet ouvrage de référence pratique et juridique vous donne les explications de chaque étape de la procédure. Voir « Services et produits supplémentaires ».

Programme de formation

Le paquet «  Élections sociales – avec Accompagnement  » comprend un paquet de formation de trois demi-journées, à savoir :

  1. La procédure précédant le jour X
  2. La procédure du jour X au jour Y
  3. Le jour des élections de A à Z : pour les secrétaires et présidents du bureau de vote

 

Un collaborateur peut participer à chaque fois. Les participants supplémentaires sont comptabilisées séparément. Voir aussi « Services et produits supplémentaires ».

Assurance en protection juridique élections sociales

Votre assurance en protection juridique normale ne couvre pas les litiges dans le cadre des élections sociales. Voilà pourquoi nous proposons une assurance protection juridique spécifique pour les élections sociales, pour une intervention dans les honoraires d'avocats et les frais de justice allant jusqu'à 5.000 EUR par litige.

Bulletins de vote

Le vote papier engendre énormément de paperasserie, le vote dure plus longtemps et tous les bulletins doivent être comptés manuellement. C'est pourquoi nous vous recommandons d'opter pour le vote électronique. Voir « Services et produits supplémentaires » pour notre offre en la matière.

Si vous préférez malgré tout le vote papier, SD Worx imprimera et vous fournira des bulletins de vote. Nous nous assurons que vous les receviez en temps utile, qu'ils soient conformes aux règles et qu'ils correspondent à 100 % aux élections dans votre entreprise.

Vous devez prendre en charge l’installation du local électoral : isoloirs, crayons, urne, etc.

Outil en ligne : résultats du scrutin

Cet outil en ligne effectue pour vous, le jour des élections, le calcul des résultats du scrutin : le nombre de mandats, la désignation des membres effectifs et suppléants.

Ces informations sont également sauvegardées dans votre tableau de bord en ligne afin que vous puissiez les retrouver par la suite si nécessaire, par exemple en cas de licenciement d’un des mandataires. L’outil génère également le procès-verbal et la fiche statistique destinés à l'administration.

Si vous choisissez le vote électronique, vous pouvez aussi calculer les résultats de vos élections avec cet outil.

 

 

Paquet 2 : Élections sociales - avec Logiciel

Pour le coordinateur d'élections expérimenté

Vous avez déjà de l’expérience dans la coordination et l’organisation d'élections sociales et vous préférez garder le contrôle des opérations ? Dans ce cas, notre offre logicielle est la solution pour vous. SD Worx met une plateforme en ligne à votre disposition. Cette plateforme comprend un calendrier qui vous pilote tout au long de la procédure avec un tableau de bord comprenant un récapitulatif des tâches à effectuer. Vous êtes responsable de l'exécution de toutes les tâches . L’application génère tous les documents et vous les imprimez quand vous en avez besoin.

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Que comprend ce paquet ?

Plateforme en ligne

Vous gérez vous-même la procédure électorale avec notre plateforme en ligne flexible et pilotée par les tâches à effectuer . Cette application web est disponible à tout moment et de n’importe quel endroit sans installation d’un logiciel supplémentaire.

Si vous êtes affilié au secrétariat social de SD Worx , vous pouvez générer un rapport au départ de votre package payroll afin d’introduire les données nécessaires dans la plateforme en ligne. Si vous n'êtes pas client du secrétariat social de SD Worx , demandez vous-même les données du personnel et utilisez le module de saisie Excel.

Sur votre tableau de bord – le centre névralgique de votre plateforme en ligne et de votre procédure électorale – vous trouverez un aperçu des tâches actives dans l’ordre chronologique en fonction du calendrier électoral. Chaque tâche est pourvue d’une explication claire et d’une date limite précise . Vous ne voyez que les étapes et tâches des procédures pertinentes pour votre dossier. Au moyen de ce tableau de bord, vous pouvez parcourir facilement la procédure électorale administrative, générer vos documents au bon moment et dans la bonne langue (français, néerlandais, allemand), etc.

Vous trouverez également, sur le tableau de bord, les informations pour chaque étape de la procédure, les bulletins d’informations concernant les élections sociales, les réponses aux questions fréquemment posées, etc.

Voici les exigences techniques afin d'utiliser cette plateforme en ligne :

  • Une connexion internet stable ;
  • Un des navigateurs web suivants : Microsoft Edge, Internet Explorer 11+, Firefox 63+, Google Chrome 70+ ou Safari 12+ ;
  • Microsoft Office 2007+ ;
  • Un écran avec une résolution minimale de 1280 x 800.


La plateforme en ligne comporte une fonction d'aide. En outre, vous recevez de brèves instructions vidéo à chaque étape importante de la procédure et une formation technique d'une demi-journée pour une personne sur l'utilisation. Les participants supplémentaires sont comptabilisés séparément.

Helpdesk

Le paquet avec logiciel s'adresse au coordinateur d'élections expérimenté qui aime garder le contrôle des opérations. Par conséquent, ce paquet ne comprend pas de conseils pratiques ou juridiques. Si vous avez besoin d'un support juridique et pratique dans la procédure, nous vous conseillons le « Paquet 1 : Élections sociales - avec Accompagnement ».

Vous avez une question juridique malgré tout ? Vous pouvez faire appel à l'expertise de nos consultants juridiques en choisissant aussi le paquet « Conseil juridique supplémentaire ». Ceux-ci vous aideront volontiers, moyennant paiement. Voir « Conseil juridique supplémentaire » dans « Services et produits supplémentaires ».

Nous prévoyons toutefois un helpdesk technique qui vous vient en aide si le logiciel vous fait défaut. Vous pouvez uniquement y adresser vos questions concernant l'application, et non vos questions pratiques ou vos questions de fond sur la procédure.

Alertes par e-mail

Tous les jours, vous recevez automatiquement un récapitulatif par e-mail dès que de nouvelles tâches et de nouveaux documents ou messages apparaissent. Les tâches dont la date limite approche ou que vous n'avez pas exécuté dans les temps sont marquées. Vous avez donc l’assurance de ne pas manquer une seule information essentielle ou un seul moment important.

Bulletins d’information

À chaque actualité concernant les élections sociales, vous recevez l’information directement au moyen des messages dans votre tableau de bord.

Guide pratique des Élections sociales 2020

Cet ouvrage de référence pratique et juridique vous donne les explications de chaque étape de la procédure. Voir « Services et produits supplémentaires ».

Outil en ligne : résultats du scrutin

Cet outil en ligne effectue pour vous, le jour des élections, le calcul des résultats du scrutin : le nombre de mandats, la désignation des membres effectifs et suppléants.

Ces informations sont également sauvegardées dans votre tableau de bord en ligne afin que vous puissiez les retrouver par la suite si nécessaire, par exemple en cas de licenciement d’un des mandataires. L’outil génère également le procès-verbal et la fiche statistique destinés à l'administration.

Si vous choisissez le vote électronique, vous pouvez aussi calculer les résultats de vos élections avec cet outil.

 

 

 

Services et produits supplémentaires

Vous pouvez compléter nos paquets « Élections sociales – avec Accompagnement » et « Élections sociales – avec Logiciel » à l'aide des services et produits ci-dessous. Faites-le de préférence lors de la conclusion de votre contrat, mais vous pouvez aussi le faire ultérieurement.

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Vote électronique

Nous estimons que le vote papier appartient à une époque révolue, c'est pourquoi nous conseillons le vote électronique. Il présente des avantages pour les travailleurs, les syndicats comme pour votre propre département de ressources humaines :

  • La charge administrative des ressources humaines est moindre.
  • Vous pouvez compter sur un taux de participation plus élevé.
  • Vos résultats électoraux ont une grande légitimité.
  • Le vote en lui-même prend moins de temps.
  • Le comptage des voix s’effectue plus rapidement et sans erreur.
  • Les syndicats peuvent contrôler plus efficacement.
  • Vous renforcez votre image d’entreprise moderne et écologique.
 

Chez nous, vous pouvez choisir entre deux partenaires pour le vote électronique.

SD Worx vous forme à l'utilisation du logiciel de vote électronique, répond à toutes vos questions et, si vous optez pour le paquet « Élections sociales – avec Accompagnement », votre accompagnateur personnel vous assiste par téléphone et par e-mail pendant le déroulement du vote.

Elegio

Elegio, qui fait désormais partie de la famille AXI, est le leader actuel sur le marché du vote électronique lors des élections sociales. En 2012 comme en 2016, des entreprises ont organisé leurs élections avec succès à l'aide de ce système.

Conçu spécialement pour les élections sociales, le logiciel Elegio offre une expérience de vote électronique sécurisée et transparente. Pour participer au vote, les électeurs doivent s'identifier soit au moyen de leur carte d'identité électronique, soit au moyen d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe. Des témoins peuvent suivre le déroulement du vote, et l'ensemble des données sont conservées sous forme cryptée.

Si vous optez pour la méthode d'identification au moyen de la carte d'identité, deux lecteurs de cartes sont inclus par défaut.

Selon votre paquet SD Worx pour les élections sociales, avec Accompagnement ou avec Logiciel, vous recevez ou générez une exportation pour le vote électronique (Excel) à importer dans le logiciel d'Elegio. Vous organisez un bureau de vote électronique et vos travailleurs pourront voter électroniquement. Pour calculer les résultats du scrutin, vous pouvez transférer l’output du logiciel de vote dans notre outil de calcul des résultats électoraux.

Vous trouverez davantage d'informations sur le site web d'Elegio.

NOUVEAU : Assembly Voting

Pour les élections de 2020, SD Worx a conclu un partenariat exclusif avec l'entreprise danoise Assembly Voting. Cet acteur dispose d'une expérience poussée en Scandinavie et au Royaume-Uni et ce, dans divers types d'élections, tant publiques que professionnelles ( élections syndicales p. ex.). Il propose le vote électronique depuis 2001.

Le logiciel a été adapté aux règles belges applicables aux élections sociales, et SD Worx est responsable du seal of approval.

Assembly Voting est synonyme de vote simple, sûr et transparent. Avec garantie d'anonymat, bien entendu. L'identification des électeurs s'effectue au moyen d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe. Les témoins peuvent suivre l'évolution du processus électoral en temps réel sur des graphiques et un livre de bord détaillé est tenu. De ce fait, la société est parvenue à gagner la confiance des syndicats scandinaves notamment.

Avantage de cette solution : elle est entièrement intégrée dans les paquets SD Worx pour les élections sociales. Aucune donnée ne doit donc être exportée ou lue. La procédure se déroule automatiquement si les données sont correctes dans votre tableau de bord électoral.

Lisez ici un entretien avec le CIO de Assembly Voting sur les avantages de l'e-volting.

Sur le site web d'Assembly Voting vous pouvez faire connaissance avec notre partenaire danois.

Cet infographie résume le vote électronique. 

Vote par correspondance

Vous déterminez avec les organes de concertation existants et, le cas échéant, avec votre accompagnateur personnel, si le vote par correspondance est nécessaire et/ou utile. La loi le prévoit pour les collaborateurs en absence de longue durée ou le personnel qui est souvent sur la route, comme les représentants de commerce.

Dans le cadre de ce service supplémentaire, SD Worx vous transmet les lettres de convocation et les bulletins de vote requis prêts à l’expédition (correctement pliés et triés, dans les bonnes enveloppes, étiquetés, enveloppes de retour prépayées et les instructions pour le travailleur). Le coût de tout courrier recommandé n'est pas inclus.

Conseil juridique supplémentaire

Si vous choisissez le paquet avec Accompagnement, vous pouvez poser vos questions juridiques et pratiques concernant la procédure électorale à votre accompagnateur personnel et ce, pendant toute la durée de la procédure. Toutes les autres questions (p. ex. concernant l'établissement d'accords d'entreprise, les interventions sur place ou les questions en dehors de la période de procédure) sont considérées comme un « Conseil juridique supplémentaire » facturé séparément.

Si vous choisissez le paquet Avec logiciel, vous n’avez pas d’accompagnateur personnel à qui poser des questions sur la procédure. Dès lors, ce paquet convient uniquement aux entreprises dont les collaborateurs disposent d'une connaissance juridique et d'une expérience suffisantes. Le helpdesk technique inclus dans le paquet répond seulement aux questions relatives à l'utilisation de l'application logicielle mise à disposition, et non aux questions juridiques. Si vous avez une question juridique ad hoc, vous pouvez faire appel à nos consultants juridiques via « Conseil juridique supplémentaire », qui sera facturé séparément.

Ce type de conseil est facturé en régie, par quart d'heure entamé. Vous en êtes averti avant que le compteur ne commence à tourner.

Consultance sur place le jour même des élections

Un consultant juridique expérimenté vient dans votre entreprise le jour des élections (jour Y) afin d'en assurer le bon fonctionnement. Il/Elle vous assure que toutes les opérations électorales se déroulent sans erreur et vous aide pour l’attribution des mandats.

Accompagnement en cas de litiges jusqu'au tribunal

Nous pouvons vous accompagner en cas de litiges concernant les élections sociales jusqu’au tribunal et dans le cadre de l’assurance en protection juridique (le cas échéant). Nos consultants juridiques collaborent étroitement avec un certain nombre de bureaux d’avocats spécialisés en Flandre, en Wallonie et à Bruxelles. De cette manière, vous conservez un seul interlocuteur professionnel qui connaît votre dossier d'élections sociales.

Guide pratique des Élections sociales 2020

Le « Guide pratique des Élections sociales », une publication de SD Worx et Larcier Business, en est à sa 5e édition. L'expertise juridique et les solutions pratiques sont à la fois innovantes, soutenues par la recherche et éprouvées.

Les auteurs soulignent également l'aspect pratique de la procédure électorale, quel que soit le carcan du calendrier électoral. Ils ont parsemé le texte d'une jurisprudence frappante, de conseils pratiques et de résumés concis et clairs.

Une sérénité préservée durant la procédure représente une longueur d'avance pour les entreprises à l'orée de quatre années de concertation sociale constructive. C'est pourquoi les auteurs abordent aussi des sujets comme la fièvre électorale et le fonctionnement des organes de concertation.

Matthias Jacxsens est consultant juridique chez SD Worx. Jan Vanthournout est legal manager chez SD Worx et fait partie du groupe de travail « droit social » à l’UGent comme consultant académique.
Tous les jours, ils accompagnent des entreprises dans leur politique du personnel et surtout les élections sociales, les restructurations et les négociations sociales.

Cet ouvrage existe en français et en néerlandais et représente un manuel indispensable au bon déroulement des élections sociales dans toute entreprise.

Programme de formation

Notre paquet de formation se compose de trois demi-journées d'étude organisées au niveau régional :

  1. La procédure précédant le jour X,
  2. La procédure du jour X au jour Y,
  3. Le jour des élections de A à Z : pour les secrétaires et présidents du bureau de vote.


Le paquet 1 « Élections sociales – avec Accompagnement » comprend l'inscription d'un seul collaborateur pour les trois demi-journées d'étude. En outre, vous pouvez toujours inscrire des participants supplémentaires.

Dans le cadre du paquet « Élections sociales – avec Logiciel », aucun paquet de formation n'est inclus et vous choisissez vous-même si et combien de participants vous inscrivez.

Vous recevez en temps voulu une invitation afin de définir les dates et lieux concrets.

Incompany : il est également possible d'organiser ces formations pour plusieurs personnes dans votre entreprise. Cela peut s'avérer intéressant, surtout pour la troisième formation destinée aux secrétaires et présidents du bureau de vote.

 

 

 

Votre offre personnelle comprend un calcul du prix de ces paquets de base en fonction de la situation de votre entreprise ( nombre de travailleurs et nombre d'organes à élire). Vous y trouverez aussi les prix des services et produits complémentaires.
Cette description fait partie de votre offre.
Pour plus d'informations, contactez electionssociales@sdworx.com.