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Myworkandme : la plateforme centrale des travailleurs

Myworkandme est la plateforme des travailleurs de SD Worx.  Ce portail permet à vos collaborateurs de lancer toutes les applications SD Worx utilisées par votre entreprise (comme la fiche de paie numérique via MonSalaire, HR Selfservice pour demander des vacances ou introduire des notes de frais via HR Selfservice ou eBlox HR, l'accès à la boutique du Flex Income PlanTM…). Le pendant de la plateforme des travailleurs mysdworx en quelque sorte.

Terminologie

  • Profil personnel : le compte personnel d'une personne
  • Profil travailleur : le contexte de cette personne en tant que travailleur au sein d'une entreprise
  • Par le biais de son profil personnel, une personne peut avoir accès à plusieurs environnements d'entreprise, par exemple des fiches de paie d'un ancien employeur et de l'employeur actuel, ou par exemple des applications de deux employeurs en cas d'occupation dans deux entreprises.

Processus

  • En tant qu'employeur, vous permettez aux utilisateurs d'accéder aux applications dans le contexte de votre entreprise. Pour ce faire, indiquez l’adresse électronique (professionnelle) personnelle du collaborateur.
  • Celui-ci recevra alors une invitation.
  • Si un collaborateur possède déjà un compte, il peut lier son profil personnel existant au profil travailleur via les courriels d'invitation qu'il a reçus sur son adresse e-mail professionnelle.
  • Le collaborateur qui n’a encore jamais travaillé avec myworkandme sera invité à créer un compte.
  • Dans les deux cas, le collaborateur doit entreprendre une action en cliquant sur le bouton « accepter » dans le courriel d'invitation.
  • Ensuite, le collaborateur peut se connecter avec son compte personnel via son adresse électronique privée personnelle et le mot de passe de son choix.

 

Conseils importants et informations complémentaires

Pour l’employeur : utilisez une adresse électronique (professionnelle) personnelle

Il est important que vous utilisiez une adresse électronique personnelle et non une boîte de messagerie collective lors de l'ajout d'un collaborateur dans votre progiciel payroll ou RH. Par exemple, utilisez jean.dumont@entreprise.be au lieu de groupe1@entreprise.be.

Pour le travailleur : utilisez une adresse électronique privée personnelle

Nous conseillons aux collaborateurs d’utiliser une adresse électronique privée plutôt que leur adresse électronique professionnelle pour créer leur profil. Ainsi, s’ils changent d’employeur plus tard, ils ne perdront pas leur accès à Myworkandme.

En outre, il est préférable qu'ils utilisent une adresse électronique personnelle, c'est-à-dire une adresse électronique qui n'est pas utilisée par d'autres personnes, par exemple leur partenaire. Ainsi, seul le collaborateur a accès à ses données personnelles.


Via ce lien, vous trouverez toute la documentation destinée aux travailleurs, avec un aperçu des questions fréquemment posées par les travailleurs et un plan par étapes détaillé avec des captures d'écran. 
Vos collaborateurs peuvent la retrouver dans myworkandme en cliquant sur le bouton « Besoin d'aide ? ».

 

FAQ

1. Qu'est-ce qu'un profil collaborateur et qu'est-ce qu'un profil personnel ?

Le profil personnel est le compte personnel d'un collaborateur, le profil travailleur correspond au contexte de ce collaborateur au sein de l'entreprise. Le profil personnel peut être associé à un ou plusieurs profils travailleurs. Supposons que votre collaborateur travaille à temps partiel dans votre entreprise et qu'il soit également client de SD Worx dans une autre entreprise. Dans ce cas, il peut recevoir les fiches de paie des deux entreprises via ce même profil.

Un collaborateur peut également choisir de séparer les deux, mais devra alors créer un nouveau profil personnel avec une autre adresse électronique. Nous déconseillons aux collaborateurs de créer plusieurs comptes pour éviter toute confusion.

2. Pourquoi devez-vous, en tant qu'employeur, utiliser une adresse électronique (professionnelle) personnelle pour accéder à myworkandme ?

Il est important que vous utilisiez une adresse électronique personnelle et non une boîte de messagerie collective lors de l'ajout d'un collaborateur dans votre payroll ou votre progiciel RH. Par exemple, utilisez jean.dumont@entreprise.be au lieu de groupe1@entreprise.be. Cette invitation est personnelle.

En effet, un courriel d'invitation est envoyé à cette adresse électronique. Ce courriel est personnel. Si une boîte de messagerie collective est utilisée, les collaborateurs peuvent éventuellement consulter les données personnelles d'autres collaborateurs. Il est donc très important d'introduire ici l'adresse électronique (professionnelle) correcte et personnelle.

3. Quand un collaborateur reçoit-il un courriel d'invitation ?

Lorsque la première candidature de votre entreprise est attribuée à un employé, celui-ci reçoit un courriel d'invitation à l'adresse électronique (professionnelle) que vous avez fournie. Avec ce courriel d'invitation, l'employé peut créer un nouveau compte ou lier la demande à un compte existant s'il a déjà utilisé myworkandme dans le passé.

Si vous mettez une autre demande à la disposition de votre employé à une date ultérieure et que nous trouvons l'identification unique ou l'adresse électronique de votre employé dans notre système, la nouvelle demande sera automatiquement liée à son compte. Si nous ne pouvons pas trouver les coordonnées de l'employé dans notre système, un nouveau courriel d'invitation sera envoyé et l'employé pourra relier lui-même la nouvelle demande à son compte personnel. Pour ce faire, il doit cliquer sur le bouton "Accepter l'invitation" dans le courrier et se connecter ensuite avec son compte existant.

4. Pourquoi un collaborateur reçoit-il une nouvelle invitation alors qu'il utilise déjà myworkandme ?

Pour éviter qu'un courriel d'invitation ne soit transmis à chaque fois, vous devez, en tant qu'employeur, indiquer la même adresse électronique (professionnelle) personnelle si vous souhaitez donner accès à une nouvelle application. L'application et le profil travailleur sont alors automatiquement liés et votre collaborateur ne doit entreprendre aucune démarche supplémentaire. Si vous ne le faites pas, il recevra une nouvelle invitation et devra l'accepter avant de pouvoir utiliser l'application.

5. Un nouveau collaborateur n'a pas encore de profil myworkandme. Comment doit-il s'enregistrer ?

Pour accéder aux applications SD Worx, le collaborateur doit cliquer sur le lien repris dans le courriel d'invitation qu'il reçoit à l'adresse électronique (professionnelle) personnelle que vous avez indiquée.

  • Dans le courriel, cliquez sur le bouton « ACCEPTER L'INVITATION »
  • À l'écran suivant, cliquez sur le bouton « CRÉER UN NOUVEAU COMPTE ».

Si le collaborateur n'a pas reçu l'invitation, demandez-lui d'abord de vérifier si le courriel n'est pas arrivé dans le dossier « Courriers indésirables » ou « Spam ». Dans le cas contraire, vérifiez que vous avez complété l'adresse électronique correcte dans votre progiciel payroll ou RH et adaptez-la si nécessaire.

À titre d'information, tous les progiciels ne permettent pas encore d'adapter soi-même l'adresse électronique ou d'envoyer une nouvelle invitation. Nous mettons tout en œuvre pour que cela soit possible.

Cela n'a pas fonctionné ? Enregistrez un ticket via le lien « Support » dans mysdworx.

6. Que faire si un collaborateur a oublié ses coordonnées de connexion ?

Un utilisateur doit se connecter avec l'adresse électronique qu'il a indiquée lors de l'enregistrement. Il est conseillé de toujours utiliser une adresse électronique privée. Si cela ne fonctionne pas, demandez à votre collaborateur d'essayer avec une autre adresse électronique.

Cela n'a pas fonctionné ? Enregistrez un ticket via le lien « Support » dans mysdworx.

7. Que faire si un collaborateur a oublié son mot de passe ?

L’utilisateur peut réinitialiser son mot de passe dans « Récupération du compte ».

  • La première étape consiste à indiquer l'adresse électronique qu'il utilise pour se connecter à myworkandme.
  •  Dans une étape ultérieure, il pourra choisir de récupérer son compte de l'une des trois manières suivantes :
  • Via l'adresse électronique qu'il utilise pour se connecter ;
  • Via une adresse de récupération – attention : pour ce faire, celle-ci doit avoir été entrée avant la perte du mot de passe.
  • Via un numéro de téléphone mobile enregistré – attention : pour ce faire, celle-ci doit avoir été entrée avant la perte du mot de passe.

Si un collaborateur ne reçoit pas de courriel ou de SMS et qu'il n'a pas indiqué d'autres options de récupération, enregistrez un ticket via le lien « Support » dans mysdworx.

8. Que faire si un collaborateur ne voit pas (une ou plusieurs) des applications ?

Pour accéder aux applications SD Worx, le collaborateur doit cliquer sur le lien repris dans le courriel d'invitation qu'il reçoit à l'adresse électronique (professionnelle) personnelle que vous avez indiquée.

  • Dans le courriel, cliquez sur le bouton « ACCEPTER L'INVITATION »
  • À l'écran suivant, cliquez sur le bouton « CRÉER UN NOUVEAU COMPTE ».

Si le collaborateur n'a pas reçu l'invitation, demandez-lui d'abord de vérifier si le courriel n'est pas arrivé dans le dossier « Courriers indésirables » ou « Spam ». Dans le cas contraire, vérifiez que vous avez complété l'adresse électronique correcte dans votre progiciel payroll ou RH et adaptez-la si nécessaire. À titre d'information, tous les progiciels ne permettent pas encore d'adapter soi-même l'adresse électronique ou d'envoyer une nouvelle invitation. Nous mettons tout en œuvre pour que cela soit possible.

Cela n'a pas fonctionné ? Enregistrez un ticket via le lien « Support » dans mysdworx.

9. Pourquoi un collaborateur devrait-il utiliser l'authentification en deux étapes ?

L’authentification en deux étapes signifie que votre collaborateur doit saisir un code supplémentaire à six chiffres en plus de son mot de passe pour se connecter de manière plus sécurisée. Le collaborateur peut activer cette option lui-même ou l’employeur peut l’imposer.

Ce code de vérification peut être envoyé par SMS ou généré par une application d'authentification. Le collaborateur a le choix de n'activer qu'une seule des deux options, mais nous conseillons de le faire pour les deux.

  • Via une appli d'authentification
    Les codes de vérification sont générés sur votre smartphone sans frais et de manière dynamique par une appli mobile d'authentification. Elle fonctionne même si votre appareil n'a pas de connexion aux données ou de réseau mobile. Téléchargez l'appli via le Google Play Store ou l’App Store d’Apple.
  • Par SMS

 

10. Comment un collaborateur peut-il s'authentifier en deux étapes ?

Pour ce faire, votre collaborateur doit suivre les étapes suivantes :

  1. Aller dans l'onglet « Sécurité » ;
  2. Cliquer sur « Paramétrer l'authentification en deux étapes » ;
  3. Un assistant l'aide à paramétrer la deuxième étape.

11. Que faire si un collaborateur achète un nouvel appareil mobile ?

Si votre collaborateur conserve son numéro et a choisi l'option par SMS, aucune action n'est nécessaire. S'il a changé de numéro mais qu'il a choisi d'utiliser l'application d'authentification, il se connecte, accède à la page Sécurité et relie son nouveau numéro ou l'application d'authentification sur son nouveau téléphone sous « Authentification en deux étapes ».

S'il n'utilise pas d'application d'authentification, il peut également le faire sur un appareil sécurisé.

Si cela ne fonctionne pas, enregistrez un ticket via mysdworx.

12. Que faire si un collaborateur ne reçoit pas de SMS contenant le code de vérification ?

Il est possible de procéder de la manière suivante :

  • Pendant la configuration de son numéro de GSM : demandez-lui s'il a bien saisi correctement son numéro de téléphone mobile. Vérifiez également l’indicatif du pays.
  • Pendant l'authentification en deux étapes : demandez-lui s'il a également installé l'application d'authentification. Il peut également essayer de se connecter de cette manière.
  • Si ce qui précède ne fonctionne pas : il est possible que
    • notre service soit temporairement indisponible. Il se peut qu'il y ait eu une panne au moment où nous avons envoyé le code de vérification. Attendez un peu avant de demander au collaborateur de réessayer.
    • Il y a un problème avec son opérateur mobile. Attendez un peu avant de lui demander de réessayer (ou contactez l'opérateur mobile).

Le problème ne vient pas de l'opérateur ? Enregistrez un ticket via le lien « Support » dans mysdworx.