NL

Myworkandme: het centrale werknemersplatform

Myworkandme is het digitaal werknemersplatform van SD Worx.  Via dit portaal kunnen je medewerkers alle SD Worx-toepassingen opstarten die je bedrijf gebruikt (zoals de digitale loonbrief via MijnLoon, HR selfservice om vakantie aan te vragen, toegang tot de shop van het Flex Income PlanTM …). De evenknie van het werkgeversplatform mysdworx, zeg maar.

Terminologie

  • Persoonlijk profiel: de persoonlijke account van een persoon 
  • Werknemersprofiel: de context van die persoon als werknemer binnen een bedrijf
  • Een persoon kan via zijn persoonlijk profiel toegang hebben tot meerdere bedrijfsomgevingen, bijvoorbeeld loonbrieven van een vorige werkgever en van de huidige werkgever of bijvoorbeeld toepassingen van 2 werkgevers in geval van tewerkstelling bij 2 bedrijven.
     

Proces

  • Jij als werkgever geeft gebruikers toegang voor de toepassingen binnen de context van jouw bedrijf. Daarvoor geef je het persoonlijk (professioneel) e-mailadres op van de medewerker. 
  • Die ontvangt vervolgens een uitnodiging.
  • Indien een medewerker al een account heeft, kan hij zijn bestaande persoonlijke profiel koppelen aan het werknemersprofiel via de uitnodigingsmails die hij ontvangen heeft op zijn bedrijfs-emailadres.
  • Een medewerker die nog niet met myworkandme werkte, zal gevraagd worden een account aan te maken
  • In beide gevallen dient de medewerker actie te nemen, via de knop ‘accepteren’ in de uitnodigingsmail
  • Daarna kan de medewerker inloggen met zijn persoonlijke account via zijn persoonlijk privé e-mailadres en zelfgekozen wachtwoord. 

 

Belangrijke tips en meer info

Voor de werkgever: gebruik een persoonlijk (professioneel) e-mailadres

Het is belangrijk dat je een persoonlijk e-mailadres en géén groepsmailbox gebruikt bij het toevoegen van een medewerker in je payroll of HR pakket. Voorbeeld: je gebruikt jan.peeters@bedrijf.be en niet team1@bedrijf.be.

Voor de werknemer: gebruik een persoonlijk privé e-mailadres

We raden aan dat medewerkers bij het aanmaken van hun profiel een privé e-mailadres gebruiken en niet hun bedrijfse-mail. Als ze later van werkgever zouden veranderen, dan verliezen ze geen toegang tot myworkandme.

Bovendien gebruiken ze best een persoonlijk e-mailadres, dit wil zeggen een e-mailadres dat niet gebruikt wordt door andere personen, bijvoorbeeld hun partner. Op die manier heeft enkel de medewerker zelf toegang tot zijn persoonlijke gegevens.


Via deze link vind je alle documentatie voor werknemers, met een overzicht met veel gestelde vragen van werknemers en gedetailleerd stappenplan met schermafbeeldingen. 
Je medewerkers vinden deze terug in myworkandme, via de knop ‘Hulp nodig’.

FAQ

1. Wat is een werknemersprofiel en wat is een persoonlijk profiel?

Het persoonlijk profiel is de persoonlijke account van een medewerker, het werknemersprofiel is de context van die medewerker binnen het bedrijf. Het persoonlijke profiel kan aan 1 of meerdere werknemersprofielen gekoppeld worden. Stel dat je medewerker deeltijds bij jou aan de slag is en daarnaast nog bij een ander bedrijf dat ook klant is van SD Worx, dan kan hij via datzelfde profiel de loonfiches van beide ondernemingen ontvangen.

Een medewerker kan er ook voor kiezen om beide gescheiden te houden, maar zal dan een nieuw persoonlijk profiel moeten aanmaken met een ander e-mailadres. We raden het af dat medewerkers meerdere accounts aanmaken om verwarring te vermijden.

2. Waarom moet je als werkgever een persoonlijk (professioneel) e-mailadres gebruiken voor de toegang tot myworkandme?

Het is belangrijk dat je een persoonlijk e-mailadres en géén groepsmailbox of gedeeld e-mailadres gebruikt bij het toevoegen van een medewerker in je payroll of HR pakket. Voorbeeld: je gebruikt jan.peeters@bedrijf.be en niet team1@bedrijf.be. Zo’n uitnodiging is persoonlijk.

Op dit e-mailadres wordt namelijk een uitnodigingsmail verzonden. Deze mail is persoonlijk. Indien hier een groepsmailbox wordt gebruikt dan kunnen medewerkers mogelijk persoonlijke data van andere medewerkers raadplegen. Het is dus zeer belangrijk dat hier het correcte en persoonlijk (professioneel) e-mailadres ingegeven wordt.

3. Wanneer krijgt een medewerker een uitnodigingsmail?

Wanneer de eerste applicatie voor jouw bedrijf wordt toegekend aan een medewerker, dan krijgt deze medewerker een uitnodigingsmail op het door jou opgegeven (professioneel) e-mailadres. Met deze uitnodigingsmail kan de medewerker een nieuwe account aanmaken of de applicatie koppelen aan een bestaande account als hij/zij in het verleden reeds gebruik maakte van myworkandme.

Als je op een later tijdstip nog een andere applicatie ter beschikking stelt van je medewerker en we vinden de unieke identificatie of het e-mailadres van jouw werknemer terug in ons systeem, dan wordt de nieuwe applicatie automatisch aan zijn/haar account gekoppeld. Vinden we de gegevens van de medewerker niet terug in ons systeem, dan wordt er opnieuw een uitnodigingsmail verzonden en kan de werknemer de nieuwe applicatie zelf koppelen aan zijn/haar persoonlijke account. Dit gebeurt door het klikken op de knop “Uitnodiging accepteren” in de mail en zich vervolgens aan te melden met zijn/haar bestaande account.

4. Waarom ontvangt een medewerker opnieuw een uitnodigingsmail ook al gebruikt hij myworkandme al?

Om te vermijden dat er telkens een uitnodigingsmail vertrekt, geef je als werkgever telkens hetzelfde persoonlijke (professioneel) e-mailadres op als je toegang wil geven tot een nieuwe applicatie. De toepassing en het werknemerprofiel worden dan automatisch gelinkt en je medewerker hoeft geen extra stappen te ondernemen. Doe je dat niet, dan ontvangt hij opnieuw een uitnodiging en moet hij die accepteren vóór hij de toepassing kan gebruiken.

5. Een nieuwe medewerker heeft nog geen myworkandme-profiel. Hoe moet hij zich registreren?

Om toegang te krijgen tot de SD Worx-toepassing(en), moet de medewerker de link gebruiken uit de uitnodigingsmail die hij ontvangt op het door jou opgegeven persoonlijke (professioneel) e-mailadres.

  • In de mail op de knop ‘UITNODIGING ACCEPTEREN’ drukken
  • Op het volgende scherm op de knop 'EEN NIEUWE ACCOUNT AANMAKEN’ drukken

Ontving de medewerker de uitnodiging niet, laat hem dan eerst controleren of de e-mail misschien in de map ‘Ongewenste e-mail’ of ‘Spam’ terechtkwam. In het andere geval, controleer of je het juiste e-mailadres hebt ingevuld in je payroll of HR pakket en pas het aan indien nodig.

Ter info: nog niet alle pakketten laten toe om het e-mailadres zelf aan te passen of een nieuwe uitnodiging te verzenden. We werken er volop aan om dit wel mogelijk te maken.

Niet gelukt? Log een ticket via de link ‘Support’ in mysdworx.

6. Wat als een medewerker zijn login is vergeten?

Een gebruiker moet inloggen met het e-mailadres dat hij opgaf bij registratie. We raden aan om hier altijd privé e-mailadres te gebruiken. Lukt dit niet, vraag je medewerker om te proberen met een ander e-mailadres.

Niet gelukt? Log een ticket via de link ‘Support’ in mysdworx.

7. Wat als een medewerker zijn wachtwoord is vergeten?

Een gebruiker kan een nieuw wachtwoord instellen via ‘Accountherstel’.

  • Als eerste stap geeft hij het e-mailadres op dat hij gebruikt om aan te melden op myworkandme
  • In een volgende stap zal hij kunnen kiezen om zijn account te herstellen op een van deze drie manieren:
    • Via het e-mailadres dat hij gebruikt voor login;
    • Via een hersteladres – let op: daarvoor moet dit wel ingevuld zijn voor hij het wachtwoord kwijtraakte.
    • Via een geregistreerd mobiel nummer – let op: daarvoor moet dit wel ingevuld zijn voor hij het wachtwoord kwijtraakte.

Als een medewerker geen mail of sms krijgt en hij geen andere herstelopties heeft opgegeven, dan log je een ticket via de link ‘Support’ in mysdworx.

8. Wat als een medewerker één of meerdere toepassingen niet ziet?

Om toegang te krijgen tot de SD Worx-toepassing(en), moet de medewerker de link gebruiken uit de uitnodigingsmail die hij ontvangt op het door jou opgegeven persoonlijke (professioneel) e-mailadres.

  • In de mail op de knop ‘UITNODIGING ACCEPTEREN’ drukken
  • Op het volgende scherm op de knop 'EEN NIEUWE ACCOUNT AANMAKEN’ drukken

Ontving de medewerker de uitnodiging niet, laat hem dan eerst controleren of de e-mail misschien in de map ‘Ongewenste e-mail’ of ‘Spam’ terechtkwam. In het andere geval, controleer of je het juiste e-mailadres hebt ingevuld in je payroll of HR pakket en pas het aan indien nodig. Ter info: nog niet alle pakketten laten toe om het e-mailadres zelf aan te passen of een nieuwe uitnodiging te verzenden. We werken er volop aan om dit wel mogelijk te maken.

Niet gelukt? Log een ticket via de link ‘Support’ in mysdworx.

9. Waarom zou een medewerker authenticatie in twee stappen moeten gebruiken?

Authenticatie in twee stappen betekent dat je medewerker naast zijn wachtwoord nog een extra code van zes cijfers moet ingeven om aan te melden als extra beveiliging. De medewerker kan dit zelf inschakelen of jij kunt het als werkgever opleggen.

Die verificatiecode kan per sms verzonden worden of gegeneerd worden door een authenticator-app. De medewerker heeft de keuze om slechts een van beide opties te activeren, maar we raden aan om zowel de 2de stap via sms als via de Authenticator app in te stellen.

  • Via authenticator-app
    Verificatiecodes worden gratis en dynamisch gegenereerd op de smartphone via een authenticator-app. Dit werkt ook als het apparaat geen gegevensverbinding of mobiel bereik heeft. De app download je in de Google Play Store of Apple AppStore.
     
  • Via sms

 

10. Hoe kan een medewerker authenticatie in twee stappen zelf opzetten?

Daarvoor doorloopt je medewerker volgende stappen:

  1. Ga naar de tab ‘Beveiliging’;
  2. Klik op ‘Authenticatie in twee stappen instellen’;
  3. Een wizard helpt hem om de tweede stap in te stellen.

11. Wat als een medewerker met authenticatie in 2 stappen werkt en een nieuw mobiel toestel koopt?

Als je medewerker zijn nummer behoudt en voor de optie per sms koos, is er geen actie nodig. Veranderde hij van nummer maar koos hij ervoor de authenticator-app te gebruiken, dan logt hij in, gaat hij naar de Beveilingspagina en linkt onder ‘Authenticatie in 2 stappen’ zijn nieuw nummer of de authenticator-app op zijn nieuwe telefoon.

Als hij geen authenticator-app gebruikt, kan hij dit ook aanpassen op een vertrouwd toestel.

Lukt het niet, log dan een ticket via mysdworx.

12. Wat als een medewerker geen sms ontvangt met een verificatiecode?

Volgende stappen kunnen gedaan worden:

  • Tijdens configuratie van zijn gsm-nummer: vraag hem of hij zeker correct mobiel nummer heeft ingegeven. Laat zeker ook de landcode controleren.
  • Tijdens authenticatie in 2 stappen: vraag hem of hij ook de Authenticator-app heeft geïnstalleerd. Zo kan hij ook proberen aan te melden.
  • Indien bovenstaande niet helpt: is het mogelijk dat
    • Onze service tijdelijk niet beschikbaar is. Er kan een storing zijn opgetreden op het moment dat we de verificatiecode verzonden. Wacht enige tijd voordat de medewerker opnieuw probeer.
    • Er is een probleem bij zijn mobiele provider. Wacht enige tijd voordat hij opnieuw probeert (of neem contact op met mobiele provider).

Ligt het niet aan de provider? Log een ticket via de link ‘Support’ in mysdworx.