NL

Myworkandme: het centrale werknemerplatform

Myworkandme is de portaalsite voor de werknemer waar hij alle SD Worx-toepassingen opstart die je bedrijf gebruikt (zoals de digitale loonbrief via MijnLoon, hr-selfservice om vakantie aan te vragen of onkostennota’s in te dienen via HR Selfservice of eBlox HR, toegang tot de shop van het Flex Income PlanTM …). De evenknie van het werkgeversplatform mysdworx, zeg maar..

  • Jij als werkgever voegt werknemers toe. Daarvoor geef je het persoonlijk bedrijfse-mailadres op van de medewerker. Die ontvangt vervolgens een uitnodiging.
  • Medewerkers die nog nooit bij een bedrijf werkten die klant waren van SD Worx zullen gevraagd worden een account aan te maken.
  • Medewerkers die eerder al myworkandme gebruikten, moeten hun bestaande persoonlijke profiel koppelen aan het werkgeversprofiel via de uitnodigingsmails die ze ontvangen hebben op hun bedrijfs-emailadres.
  • Een medewerker logt in met zijn persoonlijke account: (liefst) een persoonlijk privémailadres + zelfgekozen wachtwoord.

 

Voor de werkgever: gebruik een persoonlijk (bedrijfs)mailadres

Het is belangrijk dat je een persoonlijk en géén groepsmail gebruikt bij het toevoegen van een werknemer in je payroll- of hr-pakket. Voorbeeld: je gebruikt jan.peeters@bedrijf.be en niet team1@bedrijf.be.

Voor de werknemer: gebruik een persoonlijk privémailadres

We raden aan dat medewerkers bij het aanmaken van hun profiel een persoonlijk privémailadres gebruiken en niet hun bedrijfsmail. Als ze later van werkgever zouden veranderen, dan verliezen ze geen toegang tot myworkandme.


Via deze link vind je alle documentatie voor werknemers, met een overzicht met veel gestelde vragen van werknemers en gedetailleerd stappenplan met printscreens. 
Je medewerkers vinden deze terug je terug in myworkandme, via de knop ‘Hulp nodig’.
 

FAQ

1. Wat is een werknemersprofiel en wat is een persoonlijk profiel?

Wanneer je voor een werknemer een myworkandme-gebruiker aanmaakt in je payroll- of hr-pakket, zetten we achterliggend een werknemersprofiel op. Een van de zaken die je daarbij moet opgeven, is het persoonlijke bedrijfse-mailadres van die persoon (bijvoorbeeld voornaam.achternaam@bedrijf.be). Vervolgens krijgt de medewerker in kwestie een uitnodiging om een persoonlijk profiel aan te maken en in te loggen op myworkandme.

Dat persoonlijke profiel kan aan 1 of meerdere werknemersprofielen gekoppeld worden. Stel dat je medewerker deeltijds bij jou aan de slag is en daarnaast nog bij een ander bedrijf dat ook klant is bij het sociaal secretariaat van SD Worx, dan kan hij via datzelfde profiel de loonfiches van beide ondernemingen ontvangen. Een werknemer kan er ook voor kiezen om beide gescheiden te houden, maar zal dan een nieuw persoonlijk profiel moeten aanmaken met een ander e-mailadres. We raden het af dat werknemers meerdere accounts aanmaken om verwarring te vermijden.

2. Waarom moet je als werkgever aan om een persoonlijk (bedrijfs)e-mailadres te gebruiken voor de toegang tot myworkandme?

Het is belangrijk dat je een persoonlijk en géén groepsmail gebruikt bij het toevoegen van een werknemer in je payroll- of hr-pakket. Voorbeeld: je gebruikt jan.peeters@bedrijf.be en niet team1@bedrijf.be. Zo’n uitnodiging is persoonlijk.
Op dit email adres wordt namelijk een uitnodigingsmail verzonden. Deze mail is persoonlijk. Indien hier een groepsmail wordt gebruikt dan kunnen medewerkers mogelijks persoonlijke data van andere medewerkers raadplegen. Het is dus zeer belangrijk dat hier het correcte en persoonlijk (bedrijfs)mail adres ingegeven wordt.

3. Wanneer krijgt een werknemer een uitnodigingsmail?

Een werknemer krijgt een uitnodiging wanneer je als werkgever vanuit een payroll- of hr-pakket toegang wilt geven tot het myworkandme-platform.

Koop je als bedrijf een nieuwe applicatie aan, dan geven we je medewerkers toegang met het persoonlijke bedrijfse-mailadres dat je opgeeft.

Stel, je gebruikt al MijnLoon en besluit om ook de onkostenmodule aan te kopen. Geef je daarvoor hetzelfde persoonlijke bedrijfse-mailadres dat je destijds gebruikte om hem voor het eerst toegang te geven tot myworkandme, dan krijgt hij geen nieuwe uitnodiging maar zal het systeem automatisch de nieuwe toepassing voor hem toevoegen. Geef je een ander e-mailadres op, dan wordt er een nieuw werknemersprofiel gemaakt en ontvangt je werknemer een nieuwe uitnodiging.

4. Waarom ontvangt mijn medewerker opnieuw een uitnodigingsmail ook al gebruikt hij myworkandme al?

Om te vermijden dat er telkens een uitnodigingsmail vertrekt, geef je als werkgever telkens hetzelfde persoonlijke bedrijfse-mailadres op als je toegang wil geven tot een nieuwe applicatie. De toepassing en het werknemerprofiel worden dan automatisch gelinkt en je medewerker hoeft geen extra stappen te ondernemen. Doe je dat niet, dan ontvangt hij opnieuw een uitnodiging en moet hij die accepteren vóór hij de toepassing kan gebruiken. Ook kan het dat je medewerker een nieuw account aanmaakt, wat later voor verwarring kan zorgen.

5. Een nieuwe werknemer heeft nog geen myworkandme-profiel. Hoe moet hij zich registreren?

Om toegang te krijgen tot de SD Worx-toepassing(en), moet je werknemer op de link klikken in de uitnodigingsmail die hij ontvangt op het door jou opgegeven persoonlijke bedrijfse-mailadres.

  • Ontving je werknemer de uitnodiging, dan doorloopt hij volgende stappen:
    1. In de mail op de knop ‘UITNODIGING ACCEPTEREN’ drukken
    2. Op het volgende scherm op de knop 'EEN NIEUWE ACCOUNT AANMAKEN > ’ drukken
       
  • Ontving je werknemer de uitnodiging niet, laat hem dan eerst controleren of de e-mail misschien in de map ‘Ongewenste e-mail’ of ‘Spam’ terechtkwam. Om dit in de toekomst te voorkomen, voegt hij het best het domein ‘@sdworx.com’ of het adres ‘noreply@sdworx.com’ toe aan zijn vertrouwde afzenders.
     
  • Als de uitnodiging ook niet bij spam zit:
    1. ga naar je payroll- of hr-pakket en:
    2. controleer of de gebruiker correct werd aangemaakt
    3. check of het e-mailadres klopt. Vaak loopt het mis door spellingsfouten of speciale karakters.
    4. verstuur opnieuw een invitatie email naar je werknemer. Dit kan vanuit je pakket.
    5. bevestig aan je werknemer op welk e-mailadres hij de uitnodiging zal ontvangen. Die valt binnen de 24 uur in zijn bus.

Ter info: nog niet alle pakketten laten toe om het e-mailadres zelf aan te passen of een nieuwe uitnodiging te verzenden. We werken er volop aan om dit wel mogelijk te maken.

Niet gelukt? Log een ticket via de link ‘Support’ in mysdworx.

6. Wat als je werknemer zijn login is vergeten?

Vraag je medewerker om in zijn mailbox te zoeken naar een registratiebevestiging – onderwerp van de e-mail is ‘Je SD Worx-account’. Indien hij deze email niet terug vindt, vraag dan te proberen met een ander email adres. Een gebruiker moet namelijk inloggen met het email adres dat hij opgaf bij registratie. Dit kan zowel een prive email adres als een bedrijf email adres zijn.

Niet gelukt? Log een ticket via de link ‘Support’ in mysdworx.

7. Wat als mijn werknemer zijn wachtwoord is vergeten?

Een gebruiker kan een nieuw wachtwoord instellen via ‘Accountherstel’.

  • Als eerste stap geeft hij het e-mailadres op dat hij gebruikt om aan te melden op myworkandme
  • In een volgende stap zal hij kunnen kiezen om zijn account te herstellen op een van deze drie manieren:
    • Via het e-mailadres dat hij gebruikt voor login;
    • Via een hersteladres – let op: daarvoor moet dit wel ingevuld zijn voor hij het wachtwoord kwijtraakte.
    • Via een geregistreerd mobiel nummer – let op: daarvoor moet dit wel ingevuld zijn voor hij het wachtwoord kwijtraakte.

Als je werknemer geen mail of sms krijgt en hij geen andere herstelopties heeft opgegeven, dan log je een ticket via de link ‘Support’ in mysdworx.

8. Wat als mijn medewerker (een of enkele van) de toepassingen niet ziet?

  • Dan heeft hij mogelijk een nieuwe uitnodigingsmail van SD Worx gemist. Hij moet alle uitnodigingsmails accepteren om toegang te krijgen tot al zijn applicaties, ook al is deze van eenzelfde werkgever.
     
  • Ontving je werknemer de uitnodiging, dan doorloopt hij volgende stappen:
    • In de mail op de knop ‘UITNODIGING ACCEPTEREN’ drukken
    • Op het volgende scherm op de knop 'EEN NIEUWE ACCOUNT AANMAKEN > ’ drukken
       
  • Ontving je werknemer de uitnodiging niet, laat hem dan eerst controleren of de e-mail misschien in de map ‘Ongewenste e-mail’ of ‘Spam’ terechtkwam. Om dit in de toekomst te voorkomen, voegt hij het best het domein ‘@sdworx.com’ of het adres ‘noreply@sdworx.com’ toe aan zijn vertrouwde afzenders.
     
  • Als de uitnodiging ook niet in spam folder zit, vraag dan aan je werknemer of hij meerdere accounts heeft. Een gebruiker kan meerdere SD Worx-accounts aanmaken. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer hij bij het accepteren van een uitnodiging een ander e-mailadres opgaf dan dat waarmee hij al op myworkandme inlogde. Hierdoor zal je werknemer dus niet alle toepassingen op één account maar over meerdere accounts zien. Je werknemer kan deze profielen eenvoudig samenvoegen.
     
  • Als hij één SD Worx-account heeft toch niet al zijn toepassingen ziet, dan ga je als volgt te werk:
    1. Ga naar je payroll- of hr-pakket en:
    2. controleer of de gebruiker correct werd aangemaakt
    3. check of het e-mailadres klopt. Vaak loopt het mis door spellingsfouten of speciale karakters.
    4. verstuur opnieuw een uitnodiging naar je werknemer. Dit kan vanuit je pakket.
    5. bevestig aan je werknemer op welk e-mailadres hij de uitnodiging zal ontvangen. Die valt binnen de 24 uur in zijn bus.
       

Ter info: nog niet alle pakketten laten toe om het e-mailadres zelf aan te passen of een nieuwe uitnodiging te verzenden. We werken er volop aan om dit wel mogelijk te maken.

Niet gelukt? Log een ticket via de link ‘Support’ in mysdworx.

9. Waarom zou een werknemer authenticatie in twee stappen moeten gebruiken?

Authenticatie in twee stappen betekent dat je medewerker naast zijn wachtwoord nog een extra code van zes cijfers moet ingeven om aan te melden als extra beveiligingslaag. Je werknemer kan dit zelf inschakelen of jij kunt het als werkgever opleggen.

Die verificatiecode kan per sms verzonden worden of gegenereerd door een authenticator-app. De werknemer heeft de keuze om slechts een van beide opties te activeren, maar we raden aan om dat voor allebei te doen.

  • Via authenticator-app
    Verificatiecodes worden gratis en dynamisch gegenereerd op de smartphone via een authenticator-app. Dit werkt ook als het apparaat geen gegevensverbinding of mobiel bereik heeft. De app download je in de Google Play Store of Apple AppStore.
     
  • Via sms

 

10. Hoe kan een medewerker authenticatie in twee stappen zelf opzetten?

Daarvoor doorloopt je medewerker volgende stappen:

  1. Ga naar de tab ‘Beveiliging’;
  2. Klik op ‘Authenticatie in twee stappen instellen’;
  3. Een wizard helpt hem om de tweede stap in te stellen.

11. Wat als mijn werknemer een nieuw mobiel toestel koopt?

Als je medewerker zijn nummer behoudt en voor de optie per sms koos, is er geen actie nodig. Veranderde hij van nummer maar koos hij ervoor de authenticator-app te gebruiken, dan logt hij in, gaat hij naar de Beveilingspagina en linkt onder ‘Authenticatie in 2 stappen’ zijn nieuw nummer of de authenticator-app op zijn nieuwe telefoon.

Als hij geen authenticator-app gebruikt, kan hij dit ook aanpassen op een vertrouwd toestel.

Lukt het niet, log dan een ticket via mysdworx.

12. Wat als je werknemer geen sms ontvangt met een verificatiecode?

Volgende stappen kunnen gedaan worden:

  • Tijdens configuratie van zijn gsm-nummer: vraag hem of hij zeker correct mobiel nummer heeft ingegeven. Laat zeker ook de landcode controleren.
  • Tijdens authenticatie in 2 stappen: vraag hem of hij ook de Authenticator-app heeft geïnstalleerd. Zo kan hij ook proberen aan te melden. 
  • Indien bovenstaande niet helpt: is het mogelijk dat
    • Onze service tijdelijk niet beschikbaar is. Er kan een storing zijn opgetreden op het moment dat we de verificatiecode verzonden. Wacht enige tijd voordat je werknemer opnieuw probeer.
    • Er is een probleem bij zijn mobiele provider. Wacht enige tijd voordat hij opnieuw probeert (of neem contact op met mobiele provider).

Ligt het niet aan de provider? Log een ticket via de link ‘Support’ in mysdworx.