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= oser (demander)

La vaccination contre le COVID-19 n’est pas obligatoire aujourd’hui. Les employeurs ne peuvent donc pas non plus l’exiger, même dans le secteur des soins. Par ailleurs, le vaccin contre le coronavirus ne garantit pas un environnement de travail sûr. Les mesures de sécurité et de prévention du guide générique du gouvernement fédéral et les accords sectoriels restent d’application pour lutter contre la propagation du virus. Chaque employeur est tenu de respecter ces prescriptions et de veiller à ce que les travailleurs les respectent. Le fait que les travailleurs se fassent ou non vacciner ne change rien à la situation.
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À partir de 2026, les voitures de société non électriques deviendront fiscalement moins intéressantes. De surcroît, de plus en plus de travailleurs choisissent d’initiative de se rendre sur leur lieu de travail de manière plus rapide et respectueuse de l’environnement. Une voiture de société qui reste stationnée dans l’allée représente également un coût important pour les employeurs.

Le budget mobilité permet aux travailleurs qui disposent d’une voiture de société ou qui y ont droit d’échanger leur véhicule contre une somme d’argent. Ils peuvent consacrer ce montant librement à des solutions de mobilité en fonction de leurs besoins spécifiques. L’exercice est neutre sur le plan budgétaire, tant pour vous en tant qu’employeur que pour vos collaborateurs. Il contribue également à améliorer l’équilibre vie professionnelle/vie privée de vos collaborateurs et à développer une culture d’entreprise moderne.

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Chaque travailleur doit épuiser ses jours de congé légaux avant le 31 décembre, car, à proprement parler, il ne peut les reporter à l’année suivante. En effet, il perd alors ses droits aux jours restants, tandis que vous risquez en tant qu’employeur de vous voir infliger une amende administrative. En pratique, toutefois, une certaine marge de flexibilité demeure.

Une exception à ce principe est applicable aux employés absents de longue durée, à ceux dont le contrat de travail est suspendu ou qui sont touchés par un cas de force majeure. Vous devez néanmoins leur verser une indemnité, proportionnelle aux jours de congés restants.

Si les jours de congé légaux ne sont pas transférables, vous pouvez en revanche autoriser vos collaborateurs à transférer des jours de congé extralégaux à l’année suivante. À cet égard, veillez à stipuler un plafond et un délai dans votre règlement du travail. Par ailleurs, les jours de congé extralégaux reportés ne sont pas pris en compte pour le calcul du double pécule de vacances.

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Le coût d’un travailleur à temps plein s’évalue approximativement par un calcul assez simple : le salaire net x 2 = le coût salarial global du membre de votre personnel.

Bien sûr, beaucoup dépend de votre secteur. Chaque entreprise appartient à une « commission paritaire » (CP), qui définit les conditions salariales et de travail.

Intéressant également : grâce à la réduction groupe-cible « premiers engagements », vous bénéficiez en tant que nouvel employeur d’une exonération totale des cotisations patronales pour votre premier collaborateur, sans limitation de durée. De votre deuxième à votre sixième travailleur, vous bénéficiez d’une réduction intéressante de l’ONSS au cours des 13 premiers trimestres.

Vous devez néanmoins encore tenir compte de coûts supplémentaires, tels que l’assurance accidents du travail, les avantages extralégaux et l’affiliation auprès d’un secrétariat social agréé.

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Un nombre élevé d’heures supplémentaires signifie que votre entreprise tourne à plein régime et que vous avez des employés dévoués. Mais le paiement des heures supplémentaires au taux usuel de 150 % s’avère dans les faits coûteux.

Heureusement, il existe une solution bénéfique tant pour vous que pour vos travailleurs : une réduction fiscale sur les 130 premières heures supplémentaires. Dans certains secteurs comme l’horeca, ce plafond est même encore plus élevé, renseignez-vous donc à l’avance.

La mesure de faveur fiscale génère un double avantage : vous êtes dispensé de verser une partie du précompte professionnel (PP) dû au fisc et votre travailleur bénéficie d’une réduction fiscale sur les heures supplémentaires prestées. Attention ! La dispense de versement de PP s’applique uniquement aux heures supplémentaires prestées auxquelles un sursalaire légal est d’application.

Le paiement d’heures supplémentaires assorties d’une réduction fiscale constitue de surcroît un moyen d’augmenter le salaire net de vos collaborateurs sans faire exploser vos coûts salariaux. Vous économisez jusqu’à 35 % de coûts salariaux tandis que votre travailleur peut obtenir un gain net allant jusqu’à 50 % de plus. Il s’agit donc d’une forme d’optimisation des coûts salariaux.
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En tant que dirigeant d’entreprise, vous pouvez prétendre à une indemnité forfaitaire de travail à domicile ou de télétravail, déterminée par un ruling obligatoire du service des décisions anticipées préliminaires en matières fiscales (SDA). À la suite de la crise sanitaire, le fisc permet de porter ce montant à 129,48 euros. La double perception – par exemple combiner un montant forfaitaire et le remboursement de frais réellement encourus – reste interdite. Peut par contre venir s’ajouter l’indemnité exonérée d’impôt de 40 euros perçue pour l’utilisation d’un ordinateur et d’Internet. Attention : le fisc ne donnera pas sa bénédiction si le siège social est l’adresse du domicile du dirigeant. En outre, vous devez être soumis au précompte professionnel pour être éligible.

En outre, vous pouvez vous faire rembourser les repas et autres petites dépenses encourues lorsque vous effectuez des déplacements pour le travail, via des factures et des reçus ou via une allocation journalière ou mensuelle forfaitaire. L’indemnité journalière forfaitaire est de 17,41 euros (année fiscale 2021) pour chaque jour où vous êtes sur la route pendant au moins 6 heures, et uniquement si c’est pour exercer votre fonction. D’éventuels frais de logement peuvent être couverts à raison de 130,58 euros par nuit. Si vous optez pour une allocation mensuelle forfaitaire, le montant total ne peut pas dépasser 16 fois l’indemnité journalière forfaitaire maximale.
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L’indemnité de rupture dépend dans une large mesure du délai de préavis. Pour les contrats de travail ayant débuté à partir du 1er janvier 2014, les délais de préavis fixés sont identiques pour les ouvriers et les employés. En revanche, si votre collaborateur est entré en service avant le 31 décembre 2013, le calcul du délai de préavis est plus complexe.

Une fois que connaissez le délai de préavis, multipliez ce nombre par le salaire total – sans oublier la valeur des avantages extralégaux. Ce montant correspond à l’indemnité de rupture. Pour un aperçu détaillé, adressez-vous à votre secrétariat social.
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Le vélo d’entreprise pour les déplacements domicile-travail est fiscalement déductible à 100 %. En tant qu’employeur, vous n’avez donc pas d’impôt à payer sur cet avantage. Idem pour l’indemnité vélo à concurrence de 0,24 euro par kilomètre parcouru.

Tous les frais d’entretien ainsi que les dépenses apparentées, comme l’achat de casques, de cadenas, de vestes de sécurité, les frais de leasing, l’aménagement d’un abri pour vélo et même des infrastructures sanitaires, sont également déductibles à 100 %.

Attention : si votre travailleur utilise son vélo d’entreprise exclusivement pour ses déplacements privés, le vélo est considéré comme un avantage salarial. Il est alors soumis aux cotisations ONSS et à l’impôt.

Un autre incitant à choisir un vélo d’entreprise pour vos collaborateurs est Bike Mobility. Dans ce cadre, vos collaborateurs peuvent échanger une partie de leur salaire brut contre un vélo. C’est pour eux plus avantageux que d’en acheter ou d’en louer un avec leur salaire net.

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À la lumière de la crise du coronavirus, le fisc s’est à nouveau penché sur les critères du travail à domicile et le montant précis du défraiement. Le fisc accepte un montant maximal de 129,48 euros par mois. Pour avril, mai et juin 2021, le maximum est de 144,31 euros.

L’indemnité forfaitaire couvre tous les frais qu’un travailleur doit encourir pour pouvoir travailler à domicile (par ex. matériel informatique, fournitures de base, entretien, assurance, café). Pour l’augmenter, vous pouvez travailler avec des suppléments pour l’utilisation d’Internet (20 euros/mois), l’utilisation d’un ordinateur personnel (20 euros/mois) ou d’un écran supplémentaire (10 euros/mois).

Attention : ces règles s’appliquent uniquement au télétravail structurel et régulier. Cela signifie l’équivalent d’un jour ouvrable par semaine, pendant les heures normales de travail. Si vous versez quand même une indemnité à votre collaborateur qui travaille à domicile moins d’un jour par semaine, vous devez alors pouvoir prouver les frais encourus. C’est la condition pour que l’indemnité ne soit pas taxée.

À l’heure actuelle, le télétravail est toujours obligatoire, mais l’indemnité ne l’est pas. Sauf si vous avez une politique de travail à domicile qui prévoit une indemnité. Dans ce cas, vos travailleurs y ont bien droit.

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Tout dépend de la durée de votre manque d’effectifs. Votre budget, le type de travail et sa fréquence déterminent également la formule la plus avantageuse pour vous. Mais attention, la résiliation prématurée de contrats à durée déterminée n’est pas aisée.

Une agence d’intérim vous aide rapidement et vous évite de devoir encore consacrer beaucoup de temps à la phase de recrutement. Cela a évidemment un coût. Les étudiants constituent souvent une option bon marché, mais l’avantage de la diminution des cotisations sociales n’est valable que 475 heures par an.
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Ouvriers : travailleurs qui effectuent principalement du travail manuel
Employés : travailleurs qui effectuent principalement du travail intellectuel

La distinction n’est cependant pas toujours aussi tranchée. Qu’en sera-t-il d’un technicien qui réalise également de la vente, par exemple ? En particulier lors des premiers recrutements, il sera souvent question d’une zone grise, car souvent, un employeur qui démarre recherchera des collaborateurs polyvalents pour se renforcer.

Le fait est que le choix du statut n’est pas libre : il doit tout simplement être correct. L’inspection sociale y veillera scrupuleusement. Si votre employé aurait en fait dû être inscrit en tant qu’ouvrier, vous aurez alors payé trop peu de charges patronales. Celles-ci peuvent vous être réclamées. Pour éviter des surprises désagréables, mieux vaut demander conseil à un expert en la matière.

En bref : déterminer le statut approprié est tout sauf évident. Surtout si vous n’êtes pas complètement familiarisé avec la législation du travail. Informez-vous dès lors avant de promettre à votre nouveau collaborateur un salaire net déterminé !
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En tant que responsable RH, vous vous voyez régulièrement poser des questions complexes. Pour les situations courantes, vous connaissez peut-être la réglementation, tandis que pour d’autres, vous vous tournez peut-être vers internet pour trouver une réponse. Il s’agit alors souvent de deviner si l’information trouvée est encore bel et bien correcte et d’actualité.

Notre plateforme Web Ella vous fournit des réponses claires et actualisées à vos questions d’ordre social, fiscal et administratif. Vous y trouverez également tous les documents socio-juridiques dont vous avez besoin et un aperçu de vos droits et obligations sectoriels. Si vous souhaitez rester au courant de l’actualité générale et sectorielle, vous pouvez vous inscrire à notre newsletter Ella.

Vous avez des questions spécifiques sur le travail pendant la crise du coronavirus ? Nous avons réuni dans notre FAQ corona interactive toutes les questions en fonction de votre situation. La page Payroll SD Worx vous donne pour sa part les informations nécessaires sur des sujets tels que les droits, les certificats et pécules de vacances, les contrats d’étudiants et les primes de fin d’année. Pages actualisées en permanence.

Le SD Worx Assistant est une plateforme qui permet aux travailleurs et aux employeurs de gérer un large éventail de processus administratifs RH via une application mobile dotée d’un chatbot. Les processus disponibles comprennent les fiches de paie électroniques, les absences, les notes de frais et la communication interne. Nous travaillons encore sur des fonctionnalités telles que l’enregistrement du temps, les questions fréquemment posées en matière de payroll et de RH, ainsi que la gestion des données à caractère personnel.

Ce SD Worx Assistant est accessible via une application smartphone et via notre portail pour employés myworkandme ; une intégration dans Google Home et WhatsApp suivra ultérieurement.
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Nous disposons de diverses applications conviviales pour calculer les salaires, centraliser les données personnelles, enregistrer les heures travaillées et assurer le suivi des absences. Tous nos systèmes fonctionnent sur le cloud et sont adaptés aux besoins de votre organisation. De plus, ils comprennent de nombreuses fonctionnalités de reporting et peuvent s’intégrer parfaitement à vos logiciels de recrutement et de sélection, de comptabilité, de gestion des installations, progiciels HCM et ERP, etc. Il s’agit notamment de Proxy Payroll, eBlox-suite, X-Tend 365, solutions SAP, Protime et Stat-HR.

Ensuite, nous avons encore le SD Worx Assistant, qui guide votre travailleur à travers les tâches RH à réaliser. En effet, il rappelle à l’utilisateur les différentes étapes à suivre en cas d’absence ou de frais liés au travail. Il permet également aux utilisateurs de lire leurs fiches de paie et de recevoir des messages personnalisés de votre part. L’assistant est joignable partout et à tout moment grâce au chatbot intelligent et à l’application mobile.
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SD Worx propose de nombreuses solutions payroll et RH adaptées à votre secteur. Par exemple, le calculateur brut-net a été spécialement conçu pour le secteur public. Pour le calcul salarial des chauffeurs de poids lourds et du personnel roulant, nous avons mis au point le calendrier de transport, un module dans notre logiciel de payroll. Pour le secteur horeca, le système d’enregistrement du temps de Strobbo.be est couplé à notre secrétariat social.

Les étrangers doivent obtenir une autorisation pour séjourner et travailler en Belgique. Vous devez donc vous assurer que le travailleur concerné dispose des documents de séjour et de travail valides obligatoires. Pendant la durée du contrat de travail également, mieux vaut vérifier que le document de séjour ou le permis de travail ne sont pas arrivés à expiration.

Auparavant, les autorisations de séjour et de travail devaient toujours être demandées via des procédures distinctes. Les choses ont maintenant été simplifiées grâce à l’introduction du permis unique pour les emplois de plus de 90 jours en Belgique. La demande (en principe par l’employeur) est introduite auprès d’un guichet, à savoir auprès du service de migration régional compétent. Les anciennes procédures restent toutefois d’application pour les emplois de moins de 90 jours. Sur la base de leur nationalité, les ressortissants de l’UE et de l’EEE sont exonérés du permis unique/permis de travail et reçoivent facilement un titre de séjour.

Vous souhaitez recruter à l’étranger ? Informez-vous soigneusement sur les formalités et les obligations locales et étudiez les conditions de salaire et de travail applicables.
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D’abord et avant tout : utilisez les mêmes poids et mesures pour déterminer le salaire. Prenons un exemple : vous envoyez un travailleur dans un pays dont le régime fiscal est plus avantageux. Souhaitez-vous lui offrir le même salaire afin qu’il touche un salaire net plus élevé ? Allez-vous intervenir dans ses frais de logement et autres frais de subsistance ? Établissez des politiques claires.

Connaître les possibilités et usages locaux en matière de rémunération est également indispensable. En tant qu’entreprise belge, pouvez-vous prendre en leasing une voiture de société sur place ? Ou vous affilier à une assurance pension ? Qui plus est, notre système de sécurité sociale n’a pas d’équivalent. Si vous voulez bénéficier à l’étranger d’un niveau de couverture comparable, vous devez souscrire une assurance médicale. Il est parfois d’usage de proposer une assurance médicale complémentaire ou d’intervenir dans l’assurance privée.

Ce qui nous amène sans transition au système de sécurité sociale : dans quel pays votre travailleur doit-il payer des cotisations sociales ? Pour une occupation dans un pays de l’Union européenne, le règlement CE no883/2004 vous donne les bases pour déterminer le régime applicable. Normalement, la législation applicable est celle du pays d’engagement. Il y a ensuite le principe d’unicité de la législation applicable : en effet, un travailleur ne peut être soumis aux régimes de plusieurs pays.

Pour une occupation à l’étranger à court terme ou une occupation simultanée dans plusieurs pays, le règlement européen prévoit deux exceptions au principe d’imposition dans l’État d’activité : le détachement et l’occupation simultanée. Un travailleur n’est ainsi pas tenu de changer chaque fois de système de sécurité sociale.

Enfin : qui dit autre pays, dit autres règles fiscales, même en Europe. Seules les règles qui déterminent l’État membre compétent sur le plan de la sécurité sociale sont harmonisées au niveau européen. Sur le plan fiscal, votre travailleur peut être imposé dans deux pays, voire plus. Toutefois, la Belgique a conclu avec de nombreux États du monde entier une convention de double imposition. Le travailleur évite ainsi de payer à deux reprises (ou davantage) des impôts sur les mêmes revenus.