Ondernemen
= durven (vragen)

Vaccinatie tegen COVID-19 is vandaag niet verplicht. Ook werkgevers kunnen dit dus niet eisen, zelfs niet in de zorgsector. Bovendien biedt het coronavaccin geen garantie op een veilige werkomgeving. De veiligheids- en preventiemaatregelen uit de generieke gids van de federale overheid en sectorale afspraken blijven van toepassing om de verspreiding van het virus tegen te gaan. Het is de plicht van elke werkgever om deze voorschriften na te leven en erop toe te zien dat werknemers deze respecteren. Of werknemers zich wel of niet laten vaccineren, verandert hier niets aan.
Meer informatie.

Niet-elektrische bedrijfswagen worden vanaf 2026 fiscaal minder interessant. Steeds meer werknemers kiezen er bovendien zelf voor om vlotter en milieubewuster op het werk te raken. Een bedrijfswagen die op de oprit blijft staan, is voor werkgevers ook een dure zaak.

Via het mobiliteitsbudget kunnen werknemers met een bedrijfswagen of het recht erop hun auto inruilen voor een som geld. Dit bedrag kunnen ze vrij spenderen aan mobiliteitsoplossingen volgens hun specifieke behoeften. Zowel voor jou als werkgever als je medewerkers is dit een budgetneutrale oefening. Het draagt bovendien bij tot een betere werk-privébalans voor je medewerkers en een moderne bedrijfscultuur.

Meer informatie:
Het mobiliteitsbudget: slim én duurzaam naar het werk
Het mobiliteitsbudget: de spelregels op een rij

Elke werknemer moet vóór 31 december gebruikmaken van zijn wettelijke vakantiedagen, want strikt genomen kunnen ze die niet overdragen naar het volgende jaar. Dan verliezen ze hun recht op de resterende dagen en jij riskeert als werkgever een administratieve boete. Al is er in de praktijk wel ruimte voor flexibiliteit.

Voor bedienden die langdurig afwezig zijn, wiens arbeidsovereenkomst is geschorst of die getroffen zijn door overmacht, geldt een uitzondering op dit principe. Hen moet je wel een vergoeding betalen in verhouding met de nog resterende vakantiedagen.

Wettelijke vakantiedagen zijn dan wel niet overdraagbaar, als werkgever kun je wel toestaan dat je medewerkers extralegale vakantiedagen meenemen naar het volgende jaar. Vermeld daarvoor een plafond en termijn in je arbeidsreglement. Overgedragen extralegale vakantiedagen tellen trouwens niet mee voor de berekening van het dubbel vakantiegeld.

Meer informatie:
Vakantiedagen overdragen: wat zijn de mogelijkheden?
Vakantiedagen

De kosten van een fulltime werknemer kun je ruw inschatten met een vrij eenvoudige rekensom: het nettoloon x 2 = de totale loonkosten van je personeelslid.

Al hangt veel natuurlijk af van je sector. Elk bedrijf behoort tot een ‘paritair comité’ (PC) dat mee de loon- en arbeidsvoorwaarden bepaalt.

Ook fijn: dankzij de doelgroepvermindering eerste aanwervingen geniet je als kersvers werkgever vooralsnog een volledige en levenslange vrijstelling van de patronale basisbijdragen voor je eerste medewerker. Voor je tweede tot en met je zesde werknemer krijg je de eerste 13 kwartalen een interessante RSZ-korting.

Daarnaast moet je nog rekening houden met bijkomende kosten zoals de arbeidsongevallenverzekering, extralegale voordelen en de aansluiting bij een erkend sociaal secretariaat.

Meer informatie:
Je eerste aanwerving: wie neem je in dienst?
De doelgroepvermindering voor eerste aanwervingen: de voorwaarden helder uitgelegd

Onze accountmanager vertelt je dit met veel plezier persoonlijk en volledig vrijblijvend.

Geef ons een seintje op 078/150 450 of via het contactformulier.

We kijken ernaar uit om je te ontmoeten!

Veel overuren betekenen dat je zaak goed draait en dat je geëngageerde medewerkers in dienst hebt. Maar de uitbetaling ervan tegen het gebruikelijke tarief van 150% is wel een dure zaak.

Gelukkig bestaat er een oplossing die zowel jou als je werknemer goed uitkomt: een fiscale korting op de eerste 130 overuren. In sommige sectoren zoals horeca ligt dat plafond nog hoger, check vooraf dus goed. 

De fiscale gunstmaatregel is een win-win: jij hoeft een deel van de verschuldigde bedrijfsheffing (BV) niet door te storten aan de fiscus en je werknemer geniet een belastingvermindering op de gepresteerde overuren. Let wel, de vrijstelling voor de doorstorting van de BV geldt enkel voor overuren waarvoor een wettelijke overwerktoeslag van toepassing is.

Jij bespaart tot 35% aan loonkosten terwijl je werknemer netto tot 50% meer kan krijgen. 
Meer informatie.

Als bedrijfsleider kun je aanspraak maken op een forfaitaire onkostenvergoeding voor thuis- of telewerk. Naar aanleiding van de coronacrisis liet de fiscus toe om het bedrag op te trekken tot 129,48 euro. Dubbel gebruik – bijvoorbeeld de combi van forfait en terugbetaling van effectief gemaakte kosten – blijft verboden. Aanvullen met de belastingvrije vergoeding van 40 euro voor computer- en internetgebruik is geen probleem. Opgelet: de fiscus zal zijn zegen niet geven als je maatschappelijke zetel je thuisadres is. Bovendien moet je onderworpen zijn aan de bedrijfsvoorheffing om in aanmerking te komen.

Daarnaast krijg je maaltijden en andere kleine kosten terugbetaald als je op de baan bent, via facturen en bonnetjes of via een forfaitaire dag- of maandvergoeding. De forfaitaire dagvergoeding bedraagt 17,41 euro (aanslagjaar 2021) voor elke dag dat je minstens 6 uur onderweg bent, en alleen als dat is om je functie uit te voeren. Mogelijke verblijfskosten zijn naar rato van 130,58 euro per nacht. Kies je voor een forfaitaire maandvergoeding, dan mag het totaalbedrag niet hoger zijn dan 16 keer de maximale forfaitaire dagvergoeding. 
Meer informatie.

De verbrekingsvergoeding hangt in grote mate af van de opzegtermijn. Voor arbeidsovereenkomsten die op of na 1 januari 2014 startten, gelden voor zowel arbeiders als bedienden dezelfde vastgelegde opzegtermijnen. Was je medewerker al in dienst vóór 31 december 2013, dan is de berekening van de opzegtermijn complexer. 

Eenmaal je de opzegtermijn kent, vermenigvuldig je dat cijfer met de totale verloning – dus ook de waarde van extralegale voordelen. Die som vormt de verbrekingsvergoeding. Bij je sociaal secretariaat kun je een gedetailleerd overzicht opvragen. 
Meer informatie.

De bedrijfsfiets voor woon-werkverkeer is 100% fiscaal aftrekbaar. Als werkgever hoef je hierop dus geen belastingen te betalen. Idem voor de fietsvergoeding tot 0,24 euro per getrapte kilometer. 

Ook alle onderhoudskosten en aanverwante uitgaven zoals de aankoop van helmen, hangsloten, fluohesjes, leasingkosten, de plaatsing van een fietsenstalling en zelfs sanitaire voorzieningen, kun je volledig aftrekken.

Opgelet: gebruikt je werknemer de bedrijfsfiets uitsluitend voor privéverplaatsingen, dan wordt de fiets gezien als een loonvoordeel en moeten er RSZ-bijdragen en belastingen op worden betaald.

Nog een stimulans voor je medewerkers om te kiezen voor een bedrijfsfiets is Bike Mobility. Op deze manier kan je via een budgetneutrale financiering werken, waarbij je het ‘loonpakket’ van de werknemer gaat herschikken in overleg met de werknemer. De werknemer ontvangt een lager brutoloon in combinatie met een fiets. Dat komt hen voordeliger uit dan wanneer ze er zelf een kopen of leasen met hun nettoloon.

Meer informatie:
De bedrijfsfiets: de voordelen op een rij
Bike Mobility: bied je medewerkers eenvoudig en voordelig een bedrijfsfiets

In het licht van de coronacrisis boog de fiscus zich opnieuw over de thuiswerkcriteria en het precieze bedrag van de onkostenvergoeding. De fiscus aanvaardt een bedrag van max. 129,48 euro per maand. Voor april, mei en juni 2021 ligt het maximum op 144,31 euro.

De forfaitaire kantoorvergoeding dekt alle kosten die een werknemer moet maken om van thuis uit te werken (bv. computermateriaal, nutsvoorzieningen, onderhoud, verzekering, koffie). Om het te verhogen kun je met toeslagen werken voor internetgebruik (20 euro/maand), gebruik van de eigen pc (20 euro/maand) of een extra scherm (10 euro/maand).

Opgelet: deze spelregels gelden enkel voor structureel en regelmatig thuiswerk. Dat betekent het equivalent van één thuiswerkdag per week, tijdens de normale arbeidstijd. Betaal je je medewerker die minder dan een dag per week thuiswerkt toch een vergoeding, dan moet je de gemaakte kosten kunnen bewijzen. Enkel dan blijft de vergoeding onbelast.

Momenteel is telewerk nog altijd verplicht, maar de kostenvergoeding is dat niet. Behalve wanneer je een thuiswerkpolicy hebt waarin een vergoeding is overeengekomen. In dat geval hebben je werknemers er wél recht op.

Meer informatie:
Onkostenvergoeding telewerk: de fiscale spelregels in een notendop
De 9 meest voorkomende vragen over telewerk

Niet-elektrische bedrijfswagen worden vanaf 2026 fiscaal minder interessant. Steeds meer werknemers kiezen er bovendien zelf voor om vlotter en milieubewuster op het werk te raken. Een bedrijfswagen die op de oprit blijft staan, is voor werkgevers ook een dure zaak.

Via het mobiliteitsbudget kunnen werknemers met een bedrijfswagen of het recht erop hun auto inruilen voor een som geld. Dit bedrag kunnen ze vrij spenderen aan mobiliteitsoplossingen volgens hun specifieke behoeften. Zowel voor jou als werkgever als je medewerkers is dit een budgetneutrale oefening. Het draagt bovendien bij tot een betere werk-privébalans voor je medewerkers en een moderne bedrijfscultuur.

Meer informatie:
Het mobiliteitsbudget: slim én duurzaam naar het werk
Het mobiliteitsbudget: de spelregels op een rij

Alles hangt af van hoe tijdelijk je tekort aan extra mankracht is. Ook je budget, het type werk én de frequentie ervan bepalen welke formule voor jou het voordeligst is. Maar let op, contracten van bepaalde duur voortijdig opzeggen is niet eenvoudig.

Via een uitzendbureau ben je snel geholpen en hoef je zelf nog weinig tijd in je aanwerving te steken. Dat komt uiteraard met een prijskaartje. Studenten zijn vaak een goedkope optie, maar het voordeel van de verminderde sociale bijdragen geldt maar 475 werkuren per jaar.
Meer informatie.

Arbeiders: werknemers die vooral handenarbeid verrichten
Bedienden: werknemers die vooral hoofdarbeid verrichten 

Al is het onderscheid niet altijd zo zwart-wit. Wat met een technieker die ook verkoopt, bijvoorbeeld? Zeker bij eerste aanwervingen is er vaak sprake van een grijze zone, want vaak zoek je als startende werkgever allround medewerkers om je te versterken.

Bij arbeidsstatuten is het geen kwestie van kiezen, het moet gewoon correct zijn. Daar ziet de sociale inspectie grondig op toe. Om onaangename verrassingen vermijden, vraag je het best raad aan een expert ter zake.

Kortom: het juiste statuut bepalen, is allesbehalve evident. Zeker als je niet helemaal vertrouwd bent met de arbeidswetgeving. Informeer je daarom vóór je je nieuwe medewerker een bepaald nettoloon belooft! 
Meer informatie.

De kosten van een fulltime werknemer kun je ruw inschatten met een vrij eenvoudige rekensom: het nettoloon x 2 = de totale loonkosten van je personeelslid.

Al hangt veel natuurlijk af van je sector. Elk bedrijf behoort tot een ‘paritair comité’ (PC) dat mee de loon- en arbeidsvoorwaarden bepaalt.

Ook fijn: dankzij de doelgroepvermindering eerste aanwervingen geniet je als kersvers werkgever vooralsnog een volledige en levenslange vrijstelling van de patronale basisbijdragen voor je eerste medewerker. Voor je tweede tot en met je zesde werknemer krijg je de eerste 13 kwartalen een interessante RSZ-korting.

Daarnaast moet je nog rekening houden met bijkomende kosten zoals de arbeidsongevallenverzekering, extralegale voordelen en de aansluiting bij een erkend sociaal secretariaat.

Meer informatie:
Je eerste aanwerving: wie neem je in dienst?
De doelgroepvermindering voor eerste aanwervingen: de voorwaarden helder uitgelegd

Als hr-verantwoordelijke krijg je geregeld complexe vragen voorgeschoteld. Voor veelvoorkomende situaties ken je mogelijk de regelgeving, voor andere doe je misschien een beroep op het internet om een antwoord te vinden. Vaak is het dan gissen of de info wel correct en nog actueel is.

Via ons webplatform Ella krijg je heldere en up-to-date antwoorden op sociale, fiscale en administratieve vragen. Je vindt er ook alle sociaaljuridische documenten die je nodig hebt en een overzicht van je sectorale rechten en plichten. Blijf je graag op de hoogte van de algemene en sectorale actualiteit, dan kun je je inschrijven op onze Ella-nieuwsbrief.

Heb je specifieke vragen over werken tijdens de coronacrisis? Op onze interactieve corona-FAQ bundelden we alle vragen volgens jouw situatie. Op de Payroll SD Worx-pagina vind je dan weer de nodige informatie over zaken als vakantiegeld, -attesten en -rechten, studentencontracten en eindejaarspremies. Altijd up-to-date.

De SD Worx Assistant is een platform dat werknemers én werkgevers in staat stelt om een breed scala aan administratieve hr-processen te beheren via een mobiele app met chatbot. Beschikbare features zijn e-loonbrieven, afwezigheden, onkosten en interne communicatie. Voortdurend wordt nog gewerkt aan functionaliteiten zoals tijdsregistratie, antwoorden op vaak gestelde payroll- en hr-vragen en het beheer van persoonsgegevens.

Deze SD Worx Assistant is bereikbaar via een app op de smartphone en via ons werknemersportaal myworkandme; later volgt een integratie in Google Home en WhatsApp. 
Meer informatie.

We hebben diverse gebruiksvriendelijke toepassingen om lonen te berekenen, personeelsgegevens te centraliseren, gewerkte uren te registreren en afwezigheden op te volgen. Al onze systemen draaien in de cloud en knippen we op maat van je organisatie. Bovendien bevatten ze tal van rapporteringsmogelijkheden en zijn ze naadloos te integreren met je software voor werving en selectie, boekhoudpakket, facilitymanagementsoftware en HCM- en ERP-pakketten. Het gaat o.a. om Proxy Payroll, eBlox-suite, X-Tend 365, SAP-oplossingen, Protime en Stat-HR.

Daarnaast is er nog de SD Worx Assistant die je werknemer doorheen hr-gerelateerde to-do’s loodst. Zo herinnert hij de gebruiker aan de verschillende stappen bij afwezigheid of bij werkgerelateerde onkosten. Ook kan hij zijn loonbrieven raadplegen en kun je de gebruikers gepersonaliseerde boodschappen sturen. De assistent is altijd en overal bereikbaar via de intelligente chatbot en smartphoneapplicatie. 
Meer informatie.

SD Worx biedt tal van payroll- en hr-oplossingen op maat van je sector. Zo is er de brutto-netto calculator speciaal ontworpen voor de publieke sector. Voor de loonberekening van truckchauffeurs en ander rijdend personeel, ontwikkelden we de transportkalender, een module in onze payrollsoftware. Voor de horeca is het tijdsregistratiesysteem van Strobbo.be gekoppeld met ons sociaal secretariaat..

Werknemers met een niet-Europese nationaliteit  hebben een toelating nodig om in België te verblijven en werken. Je moet dus zeker zijn dat de betrokken werknemer over een  geldige verblijfs- en werkvergunning  beschikt. Ook tijdens de duur van het arbeidscontract controleer je maar beter of het verblijfsdocument en de werkvergunning  ondertussen niet is verlopen.

Vroeger moesten de toelatingen voor verblijf en werk altijd via aparte procedures worden aangevraagd. Dit is nu vereenvoudigd met de invoering van de gecombineerde vergunning (single permit) voor tewerkstellingen langer dan 90 dagen in België. De aanvraag (in principe door de werkgever) gebeurt bij één loket, namelijk bij de bevoegde regionale migratiedienst. Voor werknemers die voor een korte periode van maximum 90 dagen in België komen werken geldt een afwijkende procedure.  EU- en EER-onderdanen zijn op basis van hun nationaliteit vrijgesteld van de single permit/arbeidskaart en krijgen makkelijk een verblijfstitel. 

Wil je een buitenlander aanwerven ? Informeer je dan tijdig en grondig over de formaliteiten en verplichtingen.  SD Worx beschikt over een gespecialiseerd team dat voor u het volledige aanvraagproces kan overnemen. Onze dienstverlening omvat het samenstellen van het dossier, het beoordelen van de vereiste documenten voor de tewerkstelling en het reizen/verblijf van de werknemer, het indienen van het aanvraagdossier bij de bevoegde overheid, het opvolgen van het dossier bij de Dienst Economische Migratie en de Dienst Vreemdelingenzaken en de opvolging van de aflevering van de 'Single Permit'. 

Indien gewenst kunnen we de werknemer ook persoonlijk begeleiden bij de inschrijving in de gemeente van de Belgische verblijfplaats.
Meer informatie

Het antwoord op deze vraag bestaat uit verschillende puzzelstukjes.
Heeft de werknemer een werkvergunning en/of visum nodig ? Elk land heeft zijn eigen regels. Alleen voor EU-onderdanen die in een andere lidstaat tewerkgesteld worden gelden er geen bijkomende verplichtingen. Zij genieten van het vrij verkeer van werknemers.

Eerst en vooral: meet met dezelfde maten en gewichten in verloning. Want stel dat je werknemer terechtkomt in een land met een gunstiger belastingregime. Geef je hem dan hetzelfde salaris, zodat hij een hoger nettoloon overhoudt? Kom je tussen in huisvestings- en andere kosten voor levensonderhoud? Stel duidelijke policy’s op. 

Ook inzicht in de lokale verloningsmogelijkheden en -gewoontes is een must. Kun je als Belgisch bedrijf ter plaatse wel een bedrijfswagen leasen? Of aansluiten bij een pensioenverzekeraar? Zijn de Belgische loon- en arbeidsvoorwaarden in overeenstemming met de dwingende arbeidsvoorwaarden in het land van tewerkstelling 
Welke sociale zekerheidswetgeving is van toepassing? 
Voor tewerkstelling binnen de Europese Unie vind je de basis voor het bepalen van de toepasselijke sociale zekerheid in de EU-Verordening 883/2004. Normaal is de socialezekerheidswetgeving van toepassing van het land van tewerkstelling. Daarnaast is er het principe van eenheid van onderwerping: werknemers kunnen niet onderhevig zijn aan de stelsels van verschillende landen tegelijk.

Voor kortstondige tewerkstelling in het buitenland of gelijktijdige tewerkstelling in verschillende landen, voorziet de Europese verordening twee uitzonderingen op bovenstaand werkstaatprincipe: de detachering en de gelijktijdige tewerkstelling. Zo hoeft een werknemer niet telkens te switchen van socialezekerheidsstelsel.

Voor werknemers die buiten Europa gaan werken zijn de regels afhankelijk van het land van tewerkstelling.

Houd er ook rekening mee dat ons sociaalzekerheidssysteem ongeëvenaard is. Wil je in het buitenland een vergelijkbare dekkingsgraad, dan moet je vaak een bijkomende medische of pensioenverzekering afsluiten. 
 

Elk land heeft zijn eigen belastingregels. Zo kan het gebeuren dat een werknemer belastbaar is in twee of meerdere landen. Gelukkig heeft België met vele landen een dubbelbelastingverdrag afgesloten. 
Zo betaalt hij of zij geen twee keer – of meer – belastingen op hetzelfde inkomen.

Bij elke internationale tewerkstelling moet het toepasselijke belastingverdrag geraadpleegd worden.

De Internatinal employment consultants van SD Worx kunnen u helpen om de puzzel van uw internationale tewerkstelling te leggen.
Meer informatie.